Распоряжение Губернатора Белгородской области от 18.11.2003 № 491-р
Об утверждении Положения об архивном отделе администрации области
Утратил силу - Распоряжение Губернатора Белгородской области от 01.09.2006 г. N 731-р Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИот 18 ноября 2003 г. N 491-р (В редакции Распоряжение Губернатора Белгородской области от 28.04.2004 г. N 322-р) Об утверждении Положения обархивном отделе администрацииобласти В соответствии с распоряжением губернатора области от 20 августа2003 года N 206-р "Об утверждении штатного расписания государственныхдолжностей администрации области": 1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации области(прилагается). 2. Признать утратившим силу распоряжение председателяправительства администрации области - первого заместителя главыадминистрации области от 7 мая 1998 года N 7 в части утвержденияПоложения об архивном отделе администрации области. 3. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой. Заместитель губернатора области О.Полухин Утверждено распоряжением губернатора Белгородской области от 18 ноября 2003 г. N 491-р ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ I. Общие положения 1. Архивный отдел администрации области (далее - отдел) являетсяструктурным подразделением администрации области, осуществляющимреализацию государственной политики в сфере архивного дела испособствующим его развитию на территории области. Деятельность отдела координирует заместитель губернатора области- руководитель аппарата губернатора области. 2. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, федеральными законами, указами ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлениями и распоряжениями ПравительстваРоссийской Федерации, законом Белгородской области "Об архивном фондеи архивах Белгородской области", постановлениями и распоряжениямигубернатора области, указаниями Федеральной архивной службы России,настоящим Положением. 3. Отдел осуществляет свои полномочия во взаимодействии сорганами исполнительной власти области и органами местногосамоуправления городов и районов, общественными объединениями,организациями независимо от форм собственности и подведомственными емугосударственными архивами Белгородской области, а также с архивнымиотделами администраций городов и районов области (далее по тексту -архивными отделами). 4. Отдел обладает правами юридического лица, имеет печать сизображением герба Белгородской области, расчетный счет в банке,бланки и штампы со своим наименованием. 5. За отделом закрепляется имущество, которое являетсясобственностью Белгородской области. 6. Финансирование расходов отдела осуществляется за счет средствобластного бюджета, направленных на содержание органовгосударственного управления. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевыесредства из бюджета Российской Федерации (при реализации программразвития архивного дела), спонсорские и иные средства, полученныезаконным путем. 7. Юридический адрес отдела:308034, г. Белгород, ул. Мокроусова, 14 II. Основные задачи отдела 8. Основными задачами отдела являются: 1) формирование, организация сохранности и использованияАрхивного фонда области; 2) анализ состояния и государственное регулирование развитияархивного дела в области, областных архивов и архивных отделов,обеспечение их функционирования; 3) организация и координация научной и методической работыобластных архивов и архивных отделов области по вопросамархивоведения, документоведения, археографии; 4) организационно-методическое руководство деятельностьюведомственных архивов - источников комплектования областных архивов,архивных отделов и организацией документов в делопроизводствеучреждений, организаций и предприятий; 5) ведение государственного учета документов Архивного фондаобласти, осуществление контроля за сохранностью и использованиемархивных документов. III. Основные функции отдела 9. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: 1) организует и определяет состав документов, подлежащих приему вобластные архивы и архивные отделы области, обеспечивает соблюдениеустановленного порядка передачи документов в областные архивы иархивные отделы; 2) организует хранение и ведет государственный учет документовАрхивного фонда области, хранящихся в областных архивах и архивныхотделах, ведомственных архивах - источниках их комплектования,государственных музеях и библиотеках, и представляет в установленномпорядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России; 3) осуществляет межотраслевое организационно-методическоеруководство и контроль за работой ведомственных архивов - источниковкомплектования областных архивов и архивных отделов, в том числеархивов по личному составу, и организацией документов вделопроизводстве государственных и муниципальных, а такженегосударственных организаций на основе договорных отношений; 4) разрабатывает и обеспечивает реализацию программ,перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведетстатистический учет состояния и деятельности подведомственных архивныхучреждений; 5) обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение правительстваадминистрации области проекты правовых актов и нормативных документовпо архивному делу и организации документов в делопроизводстве,предложения развития архивной службы; 6) организует и проводит в установленном порядке работу посовершенствованию сети и структуры архивных учреждений в области,вносит предложения правительству администрации области об образованиии упразднении государственных архивов, архивных отделов; 7) решает вопросы о передаче в пределах области документов изобластных архивов и архивных отделов в другие государственные архивы,архивные отделы, вносит предложения в Федеральную архивную службуРоссии о передаче документов из областных архивов и архивных отделовобласти в государственные архивы, архивные органы и учреждениямуниципальных образований других субъектов Российской Федерации; 8) в установленном порядке решает совместно с собственникамиархивных документов вопросы об отнесении этих документов к составуАрхивного фонда области; 9) организует создание баз данных, а также традиционных видовархивных справочников для обеспечения поиска информации о составе исодержании документов Архивного фонда области; 10) координирует и направляет научно-исследовательскую иметодическую работу областных архивов и архивных отделов, участвует вработе Зонального научно-методического совета архивных учрежденийЦентрального федерального округа, разрабатывает меры по внедрениюнаучных исследований по вопросам архивоведения, документоведения иархеографии в практику архивного дела; 11) разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенцииобязательные к исполнению учреждениями инструкции и методическиепособия по вопросам архивного дела и организации документов вделопроизводстве; 12) организует экспертизу научной и практической ценностидокументов в областных архивах и архивных отделах; 13) проверяет выполнение государственными и муниципальнымиучреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а такженегосударственными организациями требований законодательстваРоссийской Федерации, закона Белгородской области "Об Архивном фондеБелгородской области и архивах", постановлений и распоряженийгубернатора области, в сфере архивного дела, обеспечения сохранности ииспользования архивных фондов, организации документов вделопроизводстве; 14) содействует совершенствованию организации документов вделопроизводстве учреждений - источников комплектования на основевнедрения государственной системы делопроизводства и унифицированныхсистем документации, государственных стандартов Российской Федерации(ГОСТ Р.6.30-2003); 15) оказывает содействие собственникам негосударственных архивовв сохранении, комплектовании и использовании их архивов; 16) реализует преимущественное право государства на приобретениедокументов негосударственной части Архивного фонда области; 17) (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Белгородскойобласти от 28.04.2004 г. N 322-р) 18) в установленном порядке публикует документы Архивного фондаобласти, справочно-информационную литературу о составе и содержаниидокументов, хранящихся в областных архивах и архивных отделах области,по актуальной тематике для использования их в исторических, научных,социальных, экономических, политических и культурных целях;координирует работу по изучению общественных потребностей вретроспективной документной информации и эффективности использованиядокументов; 19) осуществляет пропаганду документальных памятников истории икультуры; 20) контролирует соблюдение порядка пользования архивнымидокументами; 21) организует внедрение в практику работы архивных учрежденийобласти наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации,консервации, копирования, использования и охраны документов; принимаетмеры по материально-техническому обеспечению непосредственноподчиненных архивных учреждений, организации строительства и ремонтаархивных зданий; 22) изучает, обобщает, распространяет передовой опыт работыгосударственных и ведомственных архивов, созывает научно-практическиеконференции, совещания, семинары по архивному делу и организациидокументов в делопроизводстве; 23) организует своевременное и правильное рассмотрение и решениепредложений, заявлений и жалоб граждан и принимает по ним необходимыемеры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенцииотдела, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявленийи жалоб и организацией приема граждан в подведомственных учреждениях иорганизациях. IV. Полномочия отдела Отдел имеет право: 1) разрабатывать проекты законов и других нормативных актов повопросам архивного дела; 2) получать от государственных и муниципальных учреждений,организаций и предприятий, независимо от их ведомственнойподчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственныхорганизаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственныхархивов и организации документов в делопроизводстве; 3) проверять работу ведомственных и межведомственных источниковкомплектования, в том числе по личному составу, организацию документовв делопроизводстве государственных и муниципальных учрежденийнезависимо от их ведомственной подчиненности, и негосударственныхорганизаций, с которыми имеются отношения; заслушивать представителейорганов государственной власти, органов местного самоуправления,учреждений по указанным вопросам; 4) делегировать непосредственно подчиненным отделу областнымархивам и архивным отделам свои полномочия по осуществлениюорганизационно-методического руководства деятельностью ведомственныхархивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений -источников их комплектования; 5) создавать межведомственные комиссии и советы вопросамархивного дела и организации документов в делопроизводстве, в томчисле по определению степени секретности документов в соответствии сдействующим законодательством; 6) согласовывать инструкции, учебные программы и документы повопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве,разрабатываемые учреждениями; 7) объявлять конкурсы на выполнение работ в областиархивоведения, документоведения и археографии, утверждать всоответствии с действующим законодательством условия конкурсов; 8) открывать внебюджетные счета по учету средств дляосуществления функций, предусмотренных настоящим Положением; 9) ходатайствовать перед губернатором области и Федеральнойархивной службой России о награждении правительственными наградами,присвоении почетных званий, отраслевых знаков отличия РоссийскойФедерации и других наград лучшим высококвалифицированным сотрудникамиотрасли; 10) поощрять сотрудников отдела, областных архивов и архивныхотделов городов и районов области за достигнутые успехи в развитииархивного дела. V. Обеспечение деятельности отдела 10. Структура, штатная численность и Положение об отделеутверждаются губернатором области. 11. Руководство отделом осуществляет начальник, которыйназначается на должность и освобождается от должности губернаторомобласти. 12. Заместитель начальника отдела назначается на должность иосвобождается от должности начальником архивного отдела посогласованию с администрацией области. 13. Начальник отдела: 1) осуществляет руководство деятельностью отдела, утверждаетположения об отделах областных архивов, положения и составы их научныхсоветов, должностные инструкции работников отдела; 2) без доверенности действует от имени отдела, представляет егоинтересы во всех учреждениях, организациях, в суде, в арбитражномсуде; 3) издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, даетуказания, обязательные для исполнения подведомственными областнымиархивами и архивными отделами, организует и проверяет их исполнение; 4) в необходимых случаях готовит совместно с руководителямиструктурных подразделений администрации области приказы и инструкции; 5) имеет право премировать сотрудников отдела, областных архивови группы, содержащейся за счет специальных средств, и оказывать имматериальную помощь в установленном законодательством порядке; 6) распоряжается имуществом и денежными средствами отдела всоответствии с целями его деятельности, подписывает финансовыедокументы; 7) несет персональную ответственность за соблюдение финансовойдисциплины; 8) назначает и освобождает от должности работников отдела игруппы, содержащейся за счет специальных средств, руководителейобластных архивов в соответствии с установленной номенклатуройдолжностей. Согласовывает кандидатуры на должности руководителейархивными отделами; 9) утверждает структуру, штатные расписания областных архивов,группы, содержащейся за счет спецсредств; 10) составляет сметы расходов, финансовые и статистические отчетыи представляет их в соответствующие органы. 14. При отделе распоряжением губернатора области образуетсяколлегия. Коллегия является совещательным органом, рассматриваетосновные вопросы руководства архивным делом в области и деятельностиобластных архивов и архивных отделов, состояние ведомственных архивов- источников комплектования, подбора и расстановки кадров, проектынормативных актов и инструкций, заслушивает доклады руководителейподведомственных архивных учреждений, представителей учреждений.Решения коллегии оформляются протоколами. 15. При отделе действует экспертно-проверочная комиссия длярассмотрения вопросов, связанных с определением состава документовАрхивного фонда области, отбором их на хранение в областные архивы иархивные отделы, экспертизой ценности документов. Положение о комиссиии ее состав утверждается начальником отдела. 16. При отделе распоряжением губернатора области создаетсянаучный совет, координирующий научную деятельность отдела иукрепляющий творческие контакты с общественностью. 17. При отделе функционирует группа, содержащаяся за счетспецсредств; состав ее определяет начальник отдела. Основная задачагруппы - научно-техническая обработка дел, поступающих нагосударственное хранение. 18. Отдел отчитывается о своей работе перед аппаратом губернатораобласти, Федеральной архивной службой России. 19. Начальник отдела несет ответственность за: - организацию контроля исполнения законодательства РоссийскойФедерации и Белгородской области об Архивном фонде и архивах; - организацию формирования, обеспечения сохранности ииспользования Архивного фонда Белгородской области; - создание нормативно-методической базы деятельности архивнойслужбы области; - обеспечение своевременного и качественного исполнениясоциально-правовых запросов граждан. VI. Реорганизация и ликвидация отдела 20. Реорганизация и ликвидация отдела может быть осуществленагубернатором области по представлению аппарата губернатора области. 21. При реорганизации и ликвидации отдела, увольняемым работникамгарантируется соблюдение их прав в соответствии с действующимзаконодательством Российской Федерации. 22. Имущество ликвидируемого отдела после расчетов, произведенныхв установленном порядке, остается в государственной собственности.Документы постоянного хранения и по личному составу передаются вобластные архивы в установленном порядке. 23. При реорганизации отдела все документы (управленческие,финансово-хозяйственные, по личному составу) передаютсяправопреемнику. 24. Все изменения и дополнения к настоящему Положениюутверждаются распоряжением губернатора области.