Постановление Правительства Белгородской области от 28.05.2018 № 161-пп

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

от 28мая 2018 г.                                                              N 161-пп

 

ОБУТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О БЕРЕЖЛИВОМ УПРАВЛЕНИИ

ВОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ

ОРГАНАХБЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

Всоответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года N 204"О национальных целях и стратегических задачах развития РоссийскойФедерации на период до 2024 года", паспортом приоритетной программы"Повышение производительности труда и поддержка занятости",утвержденным протоколом президиума Совета при Президенте Российской Федерациипо стратегическому развитию и приоритетным проектам от 30 августа 2017 года N9, и в целях повышения результативности и эффективности деятельности,организованной в соответствии с принципами бережливого управления на территорииобласти, Правительство Белгородской области постановляет:

 

1.Утвердить Положение о бережливом управлении в органах исполнительной власти игосударственных органах Белгородской области (далее - Положение, прилагается).

 

2.Определить департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области(Павлова О.А.) уполномоченным органом, осуществляющим координацию реализациикомплекса мероприятий по внедрению инструментов бережливого управления вдеятельность органов исполнительной власти и государственных органовБелгородской области (далее - уполномоченный орган).

 

3.Органам исполнительной власти и государственным органам области:

- при осуществлении своей деятельности руководствоваться настоящимПоложением;

- внести в положения об органах исполнительной власти игосударственных органах области соответствующие изменения, предусмотрев в нихвопросы внедрения бережливого управления.

 

4.Департаменту внутренней и кадровой политики Белгородской области (ПавловаО.А.):

- в срок до 1 июня 2019 года разработать регламентадминистрирования применения инструментов бережливого управления в органахисполнительной власти и государственных органах области;

- обеспечить организационно-методическое руководство при внедрениии исполнении Положения.

 

5.Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных районов и городскихокругов области в срок до 1 декабря 2018 года разработать положения обережливом управлении в органах местного самоуправления.

 

6.Контроль за исполнением постановления возложить на департамент внутренней икадровой политики Белгородской области (Павлова О.А.).

Информацию о ходе исполнении постановления представлять ежегодно к15 декабря, начиная с 2018 года, об исполнении - к 15 февраля 2021 года.

 

7.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

 

 

         ГубернаторБелгородской области             Е.САВЧЕНКО

 

 

 

Утверждено

постановлением

ПравительстваБелгородской области

от 28мая 2018 года N 161-пп

 

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБЕРЕЖЛИВОМ УПРАВЛЕНИИ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХБЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

1. Общие положения

 

1.1.Настоящее Положение о бережливом управлении в органах исполнительной власти игосударственных органах Белгородской области (далее - Положение) определяетусловия и порядок применения принципов бережливого управления органамиисполнительной власти и государственными органами (далее - органы властиобласти) на территории Белгородской области.

1.2. Настоящее Положение направлено на повышение эффективностидеятельности органов власти области и производительности труда за счетсистемного применения ценностей, принципов и инструментов бережливогоуправления.

 

2. Понятия и определения

 

Анкетирование- метод получения первичной социологической информации путем письменных ответовреспондентов на предложенную систему вопросов анкеты.

Бережливый проект - проект, ориентированный на оптимизациюдеятельности организации.

Диагностика корпоративной культуры - анализ организационных икоммуникационных барьеров между руководителем и сотрудниками органа властиобласти с целью определения общих направлений для изменений, расстановкиприоритетов, оптимизации организационной структуры и формирования ключевых направленийразвития.

Диагностика процессов - анализ процессов органа власти областипосредством инструментов бережливого управления.

Доска визуализации - доска, на которой представлены формулировкамиссии, стратегических целей, показателей эффективности деятельности органавласти области.

Доска задач - инструмент визуализации процесса исполнения задач врамках структурного подразделения органа власти области, позволяющийкорректировать загрузку специалистов, выявлять проблемные зоны в работеструктурного подразделения и своевременно принимать корректирующие решения.

Инструмент бережливого управления - средство (способ) решенияпоставленной задачи по усовершенствованию деятельности органов власти областипосредством снижения потерь.

Интервьюирование - направленная беседа, целью которой являетсяполучение ответов на вопросы, предусмотренные бланком интервью.

Картирование процесса - схема (алгоритм), отображающая каждый этапдвижения материальных и информационных потоков с целью выявления возможностейусовершенствования текущего процесса и его приближения к оптимальномусостоянию.

Корпоративная рефлексия - мероприятие, организованное с цельюознакомления сотрудников органа власти области с результатами диагностикикорпоративной культуры органа власти области.

Команда лидеров - ответственные руководители (исполнители),обеспечивающие применение знаний в области бережливого управления.

Команда по изменениям - группа лиц, объединенных для выполненияконкретной задачи по усовершенствованию деятельности органа власти области.

Куратор - руководитель команды лидеров, ответственный за внедрениебережливого управления в органе власти области.

Меморандум - письменное соглашение между руководителем исотрудниками органа власти области, в котором закрепляются добровольныевзаимные обязательства сторон, направленные на повышение эффективностидеятельности органа власти области.

Миссия органа власти области - центральный элемент иерархиистратегических целей органа власти области.

Модератор - организатор коммуникации в рамках проведенияустановочных совещаний и фокус-групп.

Организация рабочего пространства (5С) - пять взаимосвязанныхшагов организации рабочего пространства, направленных на снижение потерь,мотивацию и вовлечение сотрудников в процесс усовершенствования деятельности органавласти области.

Потеря - любое действие, при осуществлении которого потребляютсяресурсы, но не создаются ценности.

Поток создания ценности - движение материалов и информации отпоступления запроса до предоставления результата.

Процесс - последовательность действий, которые необходимосовершить для достижения заранее определенных результатов, представляющихЦенность для пользователей.

Пользователь - потребитель результатов деятельности органа властиобласти.

Пользователь внешний - население.

Пользователь внутренний - сотрудники органов власти области.

Совещание в формате 15-минутной ежедневной встречи - короткоесовещание, которое проводится в одно и то же время с целью обсуждения статусазадач, выявления проблем и выработки направлений их решения.

Стандарт - точное описание необходимых действий и ихпоследовательность с указанием сроков или времени их выполнения, участниковпроцесса, ресурсов для выполнения работ.

Установочное совещание - личная встреча руководителя органа властиобласти с его сотрудниками с целью их ориентации на общие цели, повышениямотивации и эффективности деятельности.

Стратегическая сессия - это особая форма командной работы, котораянаправлена на составление стратегических планов развития органа власти области.

Тим-лидер - член команды лидеров.

Фокус-группа - фокусированное групповое интервью, направленное навыявление у респондентов субъективного восприятия определенных предметов илиявлений реальности в ходе дискуссии.

Ценность - значимость, присущая результатам деятельности органавласти области с точки зрения пользователя.

 

3. Понятие, ценности и принципы бережливого управления

 

3.1.Бережливое управление - интегрированная система управления, которая базируетсяна повышении эффективности процессов через снижение всех видов потерь.

3.2. Основными ценностями бережливого управления являются:

- признание человеческого ресурса как главного источника созданияценности;

- своевременное выявление изменений требований пользователя сцелью улучшения качества процессов или услуг;

- снижение потерь.

3.3. Принципы бережливого управления:

3.3.1. Стратегическая направленность.

Применение инструментов бережливого управления направлено надостижение стратегической цели развития управленческой системы.

3.3.2. Ориентация на создание ценности для пользователя.

Основным требованием к организации деятельности органа властиобласти является восприятие ценности с точки зрения пользователя.

3.3.3. Организация потока создания ценности для пользователя.

Повышение эффективности деятельности органа власти областидостигается за счет выстраивания всех процессов и операций в виде непрерывногопотока создания ценности.

3.3.4. Непрерывное усовершенствование.

Непрерывное усовершенствование деятельности органа власти областизаключается в снижении потерь в потоке создания ценности.

3.3.5. Вытягивание.

Выстраивание процесса осуществляется посредством вытягивания, прикотором требования пользователя выполняются своевременно и в надлежащем объеме.

3.3.6. Встроенное качество.

Встроенное качество обеспечивается на всех этапах планирования иреализации процессов в деятельности органов власти области за счет поиска иустранения потенциальных причин несоответствий.

3.3.7. Принятие решений, основанных на фактах.

Выявление проблем и принятие решений по их устранениюосуществляется непосредственно на фактическом месте их возникновения.

3.3.8. Соблюдение стандартов.

Строгое соблюдение положений стандартов, регламентов, инструкций идругих обязательных документов является необходимым условием функционирования инепрерывного усовершенствования процессов органов власти области.

 

4. Организационная структура

 

4.1.Уполномоченный орган:

- взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти,органами государственной власти субъектов Российской Федерации,государственными и иными организациями по вопросам внедрения бережливогоуправления;

- обеспечивает системное развитие методологии бережливогоуправления;

- обеспечивает проведение обучающих семинаров, практическихконференций, круглых столов в области бережливого управления;

- осуществляет мониторинг внедрения инструментов бережливогоуправления в деятельность органов власти области.

4.2. В целях внедрения инструментов бережливого управления ворганах власти области распорядительным актом соответствующего органа властиобласти назначается куратор и утверждается команда лидеров.

4.2.1. Куратор:

- оказывает всестороннее содействие внедрению инструментовбережливого управления;

- возглавляет команду лидеров соответствующего органа властиобласти и координирует их деятельность по вопросам внедрения бережливогоуправления;

- оценивает эффективность и результативность деятельности командылидеров;

- вносит предложения руководителю органа власти области дляпринятия решения о выделении необходимых ресурсов для внедрения инструментовбережливого управления.

Куратором, ответственным за внедрение бережливого управления,назначается:

- в департаментах области - первый заместитель начальникадепартамента области;

- в Администрации Губернатора области - должностное лицо из числазаместителей руководителя Администрации Губернатора области;

- в управлениях области - начальник управления области.

4.2.2. Команда лидеров:

- осуществляет взаимодействие с куратором по вопросам внедрения бережливогоуправления и организационно-техническое сопровождение внедрения инструментовбережливого управления;

- обеспечивает поддержку коммуникаций и формирование команд поизменениям.

Состав команды лидеров включает заместителей руководителей органоввласти области и руководителей структурных подразделений органов властиобласти.

4.2.3. Для решения конкретных задач по усовершенствованиюдеятельности распорядительным актом соответствующего органа власти областивременно создается команда по изменениям, которая включает в себя сотрудниководного или нескольких структурных подразделений органа власти области.

 

5. Порядок внедрения бережливого управления

 

5.1.Внедрение бережливого управления в деятельность органов власти областиосуществляется в несколько этапов:

- диагностика корпоративной культуры органов власти области;

- обучение сотрудников органов власти области основам бережливогоуправления;

- внедрение инструментов бережливого управления в деятельностьорганов власти области;

- инициация и реализация бережливых проектов.

5.2. Диагностика корпоративной культуры органа власти областипроводится в 2 этапа:

- исследовательский этап;

- стратегический этап.

5.2.1. Исследовательский этап диагностики корпоративной культурыоргана власти области включает в себя проведение:

- установочных совещаний;

- анкетирования;

- интервьюирования;

- фокус-групп.

5.2.1.1. Установочные совещания проводятся руководителем органавласти области с сотрудниками каждого структурного подразделения с целью ихориентации на формирование образа корпоративной культуры согласно принципамбережливого управления.

Установочные совещания проводятся с участием модератора из числатим-лидеров данного органа власти области.

Установочное совещание включает в себя:

- официальную часть (выступление руководителя органа властиобласти);

- практическую часть (проведение мероприятий, направленных накомандообразование).

Практическая часть установочного совещания проводится модераторомв отсутствие руководителя органа власти области.

Модератор осуществляет функции ведущего и координаторамероприятия.

5.2.1.2. Анкетирование проводится с целью выявления особенностейпредставления сотрудников органа власти области об эффективности егодеятельности.

Анкетирование:

- проводится в отношении не менее 75 процентов от общегоколичества сотрудников органа власти области, за исключением руководителяоргана власти области и его заместителей;

- носит заочный характер с целью обеспечения максимальнойдостоверности ответов респондента и исключения фактора субъективного влияниясторонних лиц.

5.2.1.3. Интервьюирование проводится с целью изучения мышления,установок и базовых ценностей сотрудников органа власти области.

Интервьюирование проводится в отношении не менее 15 процентов отобщего количества сотрудников органа власти области, за исключениемруководителя органа власти области и его заместителей.

5.2.1.4. Фокус-группы проводятся с целью выявления у участниковсубъективного восприятия проблемных явлений в рамках осуществления своейпрофессиональной деятельности.

5.2.2. Исследовательский этап диагностики корпоративной культурыоргана власти области завершается подготовкой отчета.

Ответственное лицо за подготовку отчета назначается куратором.

5.2.3. Стратегический этап диагностики корпоративной культурыоргана власти области включает в себя проведение:

- сессии по разработке меморандума;

- сессии по разработке миссии;

- сессии по корпоративной рефлексии.

5.2.3.1. Сессия по разработке меморандума проводится с участиемруководителя органа власти области и руководителей структурных подразделенийоргана власти области.

Инициирующим фактором для проведения сессии по формированиюмеморандума является ознакомление руководителя органа власти области с отчетомпо результатам проведения диагностики корпоративной культуры органа властиобласти.

5.2.3.2. Сессия по разработке миссии органа власти областипроводится в 2 этапа:

- подготовительный этап;

- практический этап.

В рамках подготовительного этапа куратором формируется команда поизменениям и определяется структура и критерии формирования миссии.

Практический этап формирования миссии включает в себянепосредственно процесс разработки миссии и процесс согласования предложеннойформулировки миссии с руководителем органа власти области.

Практический этап формирования миссии завершается утверждениемформулировки миссии руководителем органа власти области.

5.2.3.3. На сессиях по корпоративной рефлексии руководитель органавласти области знакомит сотрудников с результатами диагностики корпоративнойкультуры органа власти области, положениями меморандума, формулировкой миссии.

Утверждение меморандума сотрудниками проводится в форме открытогоголосования.

Меморандум считается утвержденным, если свое согласие с нимвыразил 51 процент от общего числа сотрудников органа власти области.

В случае неутверждения меморандум дорабатывается руководителеморгана власти области совместно с руководителями структурных подразделенийоргана власти области с учетом замечаний и выносится на повторное голосование.

5.2.3.4. Стратегический этап диагностики корпоративной культурыоргана власти области завершается утверждением меморандума руководителем органавласти области.

5.2.4. По завершении диагностики корпоративной культуры во всехорганах власти области уполномоченным органом проводится стратегическая сессия поразработке миссии Правительства Белгородской области.

5.3. Уполномоченный орган организовывает и проводит обучающиесеминары по основам и технологиям бережливого управления, применениюинструментов бережливого управления в деятельности органов власти области.

5.4. К инструментам бережливого управления относятся:

- доска задач;

- совещания в формате ежедневных 15-минутных встреч у доски задач;

- доска визуализации;

- инструмент организации рабочего пространства (5С);

- картирование процессов.

5.5. Результатом картирования процессов является инициация иреализация бережливых проектов, которые также могут объединяться в портфелипроектов органа власти области.

 

6. Организационное сопровождение, администрирование

имониторинг внедрения инструментов бережливого

управленияв деятельность органов власти области

 

6.1.Организационное сопровождение представляет собой координацию комплексамероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельностьорганов власти области.

Организационное сопровождение начинается с момента созданияорганизационной структуры по внедрению инструментов бережливого управления ворганах власти области.

6.2. Администрирование внедрения инструментов бережливогоуправления в органах власти области представляет собой контроль их применения вдеятельности органов власти области на постоянной основе.

6.2.1. Администрирование внедрения инструментов бережливогоуправления в органах власти области осуществляется куратором.

6.2.2. Информация, полученная в процессе администрирования внедренияинструментов бережливого управления в органах власти области, представляется вуполномоченный орган.

6.3. Мониторинг внедрения инструментов, бережливого управления ворганах власти области представляет собой специально организованноесистематическое наблюдение за ходом применения инструментов и регистрациюданных, которые осуществляют уполномоченный орган и кураторы в органах властиобласти.