Постановление Правительства Белгородской области от 28.03.2018 № 161-пп
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О БЕРЕЖЛИВОМ УПРАВЛЕНИИ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ПРАВИТЕЛЬСТВОБЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
от 28 мая 2018 г. N 161-пп
ОБ УТВЕРЖДЕНИИПОЛОЖЕНИЯ О БЕРЕЖЛИВОМ УПРАВЛЕНИИ
В ОРГАНАХИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ
ОРГАНАХБЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 7 мая 2018 года N 204 "О национальных целях истратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024года", паспортом приоритетной программы "Повышение производительноститруда и поддержка занятости", утвержденным протоколом президиума Советапри Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетнымпроектам от 30 августа 2017 года N 9, и в целях повышения результативности иэффективности деятельности, организованной в соответствии с принципамибережливого управления на территории области, Правительство Белгородскойобласти постановляет:
1. Утвердить Положение о бережливом управлении в органахисполнительной власти и государственных органах Белгородской области (далее -Положение, прилагается).
2. Определитьдепартамент внутренней и кадровой политики Белгородской области (Павлова О.А.)уполномоченным органом, осуществляющим координацию реализации комплексамероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельностьорганов исполнительной власти и государственных органов Белгородской области(далее - уполномоченный орган).
3. Органамисполнительной власти и государственным органам области:
-при осуществлении своей деятельности руководствоваться настоящим Положением;
-внести в положения об органах исполнительной власти и государственных органахобласти соответствующие изменения, предусмотрев в них вопросы внедрениябережливого управления.
4. Департаментувнутренней и кадровой политики Белгородской области (Павлова О.А.):
- всрок до 1 июня 2019 года разработать регламент администрирования примененияинструментов бережливого управления в органах исполнительной власти игосударственных органах области;
-обеспечить организационно-методическое руководство при внедрении и исполненииПоложения.
5. Рекомендоватьорганам местного самоуправления муниципальных районов и городских округовобласти в срок до 1 декабря 2018 года разработать положения о бережливомуправлении в органах местного самоуправления.
6. Контроль заисполнением постановления возложить на департамент внутренней и кадровойполитики Белгородской области (Павлова О.А.).
Информациюо ходе исполнении постановления представлять ежегодно к 15 декабря, начиная с2018 года, об исполнении - к 15 февраля 2021 года.
7. Настоящеепостановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
ГубернаторБелгородской области
Е.САВЧЕНКО
Утверждено
постановлением
ПравительстваБелгородской области
от 28 мая 2018года N 161-пп
ПОЛОЖЕНИЕ
О БЕРЕЖЛИВОМУПРАВЛЕНИИ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
И ГОСУДАРСТВЕННЫХОРГАНАХ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общиеположения
1.1. НастоящееПоложение о бережливом управлении в органах исполнительной власти игосударственных органах Белгородской области (далее - Положение) определяетусловия и порядок применения принципов бережливого управления органамиисполнительной власти и государственными органами (далее - органы властиобласти) на территории Белгородской области.
1.2.Настоящее Положение направлено на повышение эффективности деятельности органоввласти области и производительности труда за счет системного примененияценностей, принципов и инструментов бережливого управления.
2.Понятия и определения
Анкетирование -метод получения первичной социологической информации путем письменных ответовреспондентов на предложенную систему вопросов анкеты.
Бережливыйпроект - проект, ориентированный на оптимизацию деятельности организации.
Диагностикакорпоративной культуры - анализ организационных и коммуникационных барьеровмежду руководителем и сотрудниками органа власти области с целью определенияобщих направлений для изменений, расстановки приоритетов, оптимизацииорганизационной структуры и формирования ключевых направлений развития.
Диагностикапроцессов - анализ процессов органа власти области посредством инструментовбережливого управления.
Доскавизуализации - доска, на которой представлены формулировка миссии,стратегических целей, показателей эффективности деятельности органа властиобласти.
Досказадач - инструмент визуализации процесса исполнения задач в рамках структурногоподразделения органа власти области, позволяющий корректировать загрузкуспециалистов, выявлять проблемные зоны в работе структурного подразделения исвоевременно принимать корректирующие решения.
Инструментбережливого управления - средство (способ) решения поставленной задачи поусовершенствованию деятельности органов власти области посредством сниженияпотерь.
Интервьюирование- направленная беседа, целью которой является получение ответов на вопросы,предусмотренные бланком интервью.
Картированиепроцесса - схема (алгоритм), отображающая каждый этап движения материальных иинформационных потоков с целью выявления возможностей усовершенствованиятекущего процесса и его приближения к оптимальному состоянию.
Корпоративнаярефлексия - мероприятие, организованное с целью ознакомления сотрудников органавласти области с результатами диагностики корпоративной культуры органа властиобласти.
Командалидеров - ответственные руководители (исполнители), обеспечивающие применениезнаний в области бережливого управления.
Командапо изменениям - группа лиц, объединенных для выполнения конкретной задачи поусовершенствованию деятельности органа власти области.
Куратор- руководитель команды лидеров, ответственный за внедрение бережливогоуправления в органе власти области.
Меморандум- письменное соглашение между руководителем и сотрудниками органа властиобласти, в котором закрепляются добровольные взаимные обязательства сторон,направленные на повышение эффективности деятельности органа власти области.
Миссияоргана власти области - центральный элемент иерархии стратегических целейоргана власти области.
Модератор- организатор коммуникации в рамках проведения установочных совещаний ифокус-групп.
Организациярабочего пространства (5С) - пять взаимосвязанных шагов организации рабочегопространства, направленных на снижение потерь, мотивацию и вовлечениесотрудников в процесс усовершенствования деятельности органа власти области.
Потеря- любое действие, при осуществлении которого потребляются ресурсы, но несоздаются ценности.
Потоксоздания ценности - движение материалов и информации от поступления запроса допредоставления результата.
Процесс- последовательность действий, которые необходимо совершить для достижениязаранее определенных результатов, представляющих Ценность для пользователей.
Пользователь- потребитель результатов деятельности органа власти области.
Пользовательвнешний - население.
Пользовательвнутренний - сотрудники органов власти области.
Совещаниев формате 15-минутной ежедневной встречи - короткое совещание, котороепроводится в одно и то же время с целью обсуждения статуса задач, выявленияпроблем и выработки направлений их решения.
Стандарт- точное описание необходимых действий и их последовательность с указаниемсроков или времени их выполнения, участников процесса, ресурсов для выполненияработ.
Установочноесовещание - личная встреча руководителя органа власти области с егосотрудниками с целью их ориентации на общие цели, повышения мотивации иэффективности деятельности.
Стратегическаясессия - это особая форма командной работы, которая направлена на составлениестратегических планов развития органа власти области.
Тим-лидер- член команды лидеров.
Фокус-группа- фокусированное групповое интервью, направленное на выявление у респондентовсубъективного восприятия определенных предметов или явлений реальности в ходедискуссии.
Ценность- значимость, присущая результатам деятельности органа власти области с точкизрения пользователя.
3.Понятие, ценности и принципы бережливого управления
3.1. Бережливоеуправление - интегрированная система управления, которая базируется наповышении эффективности процессов через снижение всех видов потерь.
3.2.Основными ценностями бережливого управления являются:
-признание человеческого ресурса как главного источника создания ценности;
-своевременное выявление изменений требований пользователя с целью улучшениякачества процессов или услуг;
-снижение потерь.
3.3.Принципы бережливого управления:
3.3.1.Стратегическая направленность.
Применениеинструментов бережливого управления направлено на достижение стратегическойцели развития управленческой системы.
3.3.2.Ориентация на создание ценности для пользователя.
Основнымтребованием к организации деятельности органа власти области являетсявосприятие ценности с точки зрения пользователя.
3.3.3.Организация потока создания ценности для пользователя.
Повышениеэффективности деятельности органа власти области достигается за счетвыстраивания всех процессов и операций в виде непрерывного потока созданияценности.
3.3.4.Непрерывное усовершенствование.
Непрерывноеусовершенствование деятельности органа власти области заключается в снижениипотерь в потоке создания ценности.
3.3.5.Вытягивание.
Выстраиваниепроцесса осуществляется посредством вытягивания, при котором требованияпользователя выполняются своевременно и в надлежащем объеме.
3.3.6.Встроенное качество.
Встроенноекачество обеспечивается на всех этапах планирования и реализации процессов вдеятельности органов власти области за счет поиска и устранения потенциальныхпричин несоответствий.
3.3.7.Принятие решений, основанных на фактах.
Выявлениепроблем и принятие решений по их устранению осуществляется непосредственно нафактическом месте их возникновения.
3.3.8.Соблюдение стандартов.
Строгоесоблюдение положений стандартов, регламентов, инструкций и других обязательныхдокументов является необходимым условием функционирования и непрерывногоусовершенствования процессов органов власти области.
4.Организационная структура
4.1.Уполномоченный орган:
-взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти, органамигосударственной власти субъектов Российской Федерации, государственными и инымиорганизациями по вопросам внедрения бережливого управления;
-обеспечивает системное развитие методологии бережливого управления;
-обеспечивает проведение обучающих семинаров, практических конференций, круглыхстолов в области бережливого управления;
-осуществляет мониторинг внедрения инструментов бережливого управления вдеятельность органов власти области.
4.2.В целях внедрения инструментов бережливого управления в органах власти областираспорядительным актом соответствующего органа власти области назначается куратори утверждается команда лидеров.
4.2.1.Куратор:
-оказывает всестороннее содействие внедрению инструментов бережливогоуправления;
-возглавляет команду лидеров соответствующего органа власти области икоординирует их деятельность по вопросам внедрения бережливого управления;
-оценивает эффективность и результативность деятельности команды лидеров;
-вносит предложения руководителю органа власти области для принятия решения овыделении необходимых ресурсов для внедрения инструментов бережливогоуправления.
Куратором,ответственным за внедрение бережливого управления, назначается:
- вдепартаментах области - первый заместитель начальника департамента области;
- вАдминистрации Губернатора области - должностное лицо из числа заместителейруководителя Администрации Губернатора области;
- вуправлениях области - начальник управления области.
4.2.2.Команда лидеров:
-осуществляет взаимодействие с куратором по вопросам внедрения бережливогоуправления и организационно-техническое сопровождение внедрения инструментовбережливого управления;
-обеспечивает поддержку коммуникаций и формирование команд по изменениям.
Составкоманды лидеров включает заместителей руководителей органов власти области ируководителей структурных подразделений органов власти области.
4.2.3.Для решения конкретных задач по усовершенствованию деятельностираспорядительным актом соответствующего органа власти области временносоздается команда по изменениям, которая включает в себя сотрудников одного илинескольких структурных подразделений органа власти области.
5.Порядок внедрения бережливого управления
5.1. Внедрениебережливого управления в деятельность органов власти области осуществляется внесколько этапов:
-диагностика корпоративной культуры органов власти области;
-обучение сотрудников органов власти области основам бережливого управления;
-внедрение инструментов бережливого управления в деятельность органов властиобласти;
-инициация и реализация бережливых проектов.
5.2.Диагностика корпоративной культуры органа власти области проводится в 2 этапа:
-исследовательский этап;
-стратегический этап.
5.2.1.Исследовательский этап диагностики корпоративной культуры органа власти областивключает в себя проведение:
-установочных совещаний;
-анкетирования;
-интервьюирования;
-фокус-групп.
5.2.1.1.Установочные совещания проводятся руководителем органа власти области ссотрудниками каждого структурного подразделения с целью их ориентации наформирование образа корпоративной культуры согласно принципам бережливогоуправления.
Установочныесовещания проводятся с участием модератора из числа тим-лидеровданного органа власти области.
Установочноесовещание включает в себя:
-официальную часть (выступление руководителя органа власти области);
-практическую часть (проведение мероприятий, направленных на командообразование).
Практическаячасть установочного совещания проводится модератором в отсутствие руководителяоргана власти области.
Модераторосуществляет функции ведущего и координатора мероприятия.
5.2.1.2.Анкетирование проводится с целью выявления особенностей представлениясотрудников органа власти области об эффективности его деятельности.
Анкетирование:
-проводится в отношении не менее 75 процентов от общего количества сотрудниковоргана власти области, за исключением руководителя органа власти области и егозаместителей;
-носит заочный характер с целью обеспечения максимальной достоверности ответовреспондента и исключения фактора субъективного влияния сторонних лиц.
5.2.1.3.Интервьюирование проводится с целью изучения мышления, установок и базовыхценностей сотрудников органа власти области.
Интервьюированиепроводится в отношении не менее 15 процентов от общего количества сотрудниковоргана власти области, за исключением руководителя органа власти области и егозаместителей.
5.2.1.4.Фокус-группы проводятся с целью выявления у участников субъективного восприятияпроблемных явлений в рамках осуществления своей профессиональной деятельности.
5.2.2.Исследовательский этап диагностики корпоративной культуры органа власти областизавершается подготовкой отчета.
Ответственноелицо за подготовку отчета назначается куратором.
5.2.3.Стратегический этап диагностики корпоративной культуры органа власти областивключает в себя проведение:
-сессии по разработке меморандума;
-сессии по разработке миссии;
-сессии по корпоративной рефлексии.
5.2.3.1.Сессия по разработке меморандума проводится с участием руководителя органавласти области и руководителей структурных подразделений органа власти области.
Инициирующимфактором для проведения сессии по формированию меморандума являетсяознакомление руководителя органа власти области с отчетом по результатампроведения диагностики корпоративной культуры органа власти области.
5.2.3.2.Сессия по разработке миссии органа власти области проводится в 2 этапа:
-подготовительный этап;
-практический этап.
Врамках подготовительного этапа куратором формируется команда по изменениям иопределяется структура и критерии формирования миссии.
Практическийэтап формирования миссии включает в себя непосредственно процесс разработкимиссии и процесс согласования предложенной формулировки миссии с руководителеморгана власти области.
Практическийэтап формирования миссии завершается утверждением формулировки миссиируководителем органа власти области.
5.2.3.3.На сессиях по корпоративной рефлексии руководитель органа власти областизнакомит сотрудников с результатами диагностики корпоративной культуры органавласти области, положениями меморандума, формулировкой миссии.
Утверждениемеморандума сотрудниками проводится в форме открытого голосования.
Меморандумсчитается утвержденным, если свое согласие с ним выразил 51 процент от общегочисла сотрудников органа власти области.
Вслучае неутверждения меморандум дорабатываетсяруководителем органа власти области совместно с руководителями структурныхподразделений органа власти области с учетом замечаний и выносится на повторноеголосование.
5.2.3.4.Стратегический этап диагностики корпоративной культуры органа власти областизавершается утверждением меморандума руководителем органа власти области.
5.2.4.По завершении диагностики корпоративной культуры во всех органах власти областиуполномоченным органом проводится стратегическая сессия по разработке миссииПравительства Белгородской области.
5.3.Уполномоченный орган организовывает и проводит обучающие семинары по основам итехнологиям бережливого управления, применению инструментов бережливогоуправления в деятельности органов власти области.
5.4.К инструментам бережливого управления относятся:
-доска задач;
-совещания в формате ежедневных 15-минутных встреч у доски задач;
-доска визуализации;
-инструмент организации рабочего пространства (5С);
-картирование процессов.
5.5.Результатом картирования процессов является инициация и реализация бережливых проектов,которые также могут объединяться в портфели проектов органа власти области.
6.Организационное сопровождение, администрирование
и мониторингвнедрения инструментов бережливого
управления вдеятельность органов власти области
6.1.Организационное сопровождение представляет собой координацию комплексамероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельностьорганов власти области.
Организационноесопровождение начинается с момента создания организационной структуры повнедрению инструментов бережливого управления в органах власти области.
6.2.Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в органахвласти области представляет собой контроль их применения в деятельности органоввласти области на постоянной основе.
6.2.1.Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в органахвласти области осуществляется куратором.
6.2.2.Информация, полученная в процессе администрирования внедрения инструментовбережливого управления в органах власти области, представляется вуполномоченный орган.
6.3.Мониторинг внедрения инструментов, бережливого управления в органах властиобласти представляет собой специально организованное систематическое наблюдениеза ходом применения инструментов и регистрацию данных, которые осуществляютуполномоченный орган и кураторы в органах власти области.