Приложение к Распоряжению от 10.04.2008 г № 270-Р Инструкция
Регламент оформления, постановки на контроль и снятия с контроля поручений главы местного самоуправления
1.Общие положения
1.Настоящий Регламент устанавливает порядок подготовки, оформления, постановки на контроль, отслеживания исполнения и снятия с контроля поручений главы местного самоуправления.
2.Поручения главы местного самоуправления (далее - поручения) подлежат контролю, который устанавливается для обеспечения своевременного и полного решения вопросов социально-экономического развития района, укрепления исполнительской дисциплины в структурных подразделениях органах местного самоуправления района и органах местного самоуправления поселения района.
3.Снятие поручений с контроля производится в соответствии с настоящим Регламентом.
2.Подготовка проекта протокола поручений
1.Протокол поручений оформляется по итогам заседания коллегии при главе местного самоуправления, рабочих поездок, совещаний, встреч и иных мероприятий, проводимых главой местного самоуправления (по форме N 1 к приложению).
2.В протоколе поручений указываются дата и наименование проводимого мероприятия, формулируется содержание поручения с указанием ответственного лица и срока исполнения поручения.
В случае если инициатором заседания, совещания выступает структурное подразделение, орган местного самоуправления района, то подготовка и визирование проекта протокола поручений осуществляется руководителем данного органа (лицом, его замещающим) (по форме N 2 к приложению).
3.Подготовленный и завизированный проект протокола поручений вместе с раздаточными материалами для копирования и рассылки участникам совещания представляется в управление организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления за 3 суток до начала заседания, совещания. (В случае если до совещания остается менее 3 дней, проект протокола не оформляется.)
4.Оформление проекта протокола поручений, данных по результатам проведения заседания, совещания, осуществляется сотрудниками управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления в течение 2 суток со дня проведения заседания (совещания).
5.Согласование проекта протокола поручений выполняется сотрудниками управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления.
6.При согласовании проекта протокола поручений ответственные исполнители должны заполнить форму N 2 к приложению с указанием даты принятия на согласование и даты согласования протокола.
7.Для ускорения процедуры согласования проект протокола поручений рассылается ответственным за исполнение пунктов проекта протокола поручений по факсимильной связи или нарочным. Согласованный (в рабочем порядке) со всеми ответственными за исполнение проект протокола поручений представляется на утверждение главе местного самоуправления.
8.В случае если не достигается общее мнение по формулировке, сроку исполнения, ответственным за исполнение поручений, проект протокола передается заместителю главы местного самоуправления - руководителю аппарата главы местного самоуправления для согласования с главой местного самоуправления.
3.Формы и процедуры контроля
1.После подписания главой местного самоуправления протокол поручений передается в управление организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления для регистрации в журнале учета протоколов поручений, данных главой местного самоуправления.
2.Контроль за своевременностью отправки копий протокола поручений осуществляет ответственный сотрудник управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления путем внесения в журнал рассылки даты получения протокола поручений исполнителями.
3.Постановка поручений на контроль исполнения осуществляется в следующем порядке:
- утвержденный протокол передается ответственному сотруднику подотдела по работе с территориями управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления.
Срок передачи - в течение 2 часов с момента получения;
- ответственный сотрудник осуществляет постановку на контроль пунктов протокола путем внесения их в базы данных соответствующих управлений, органов местного самоуправления поселений района. Срок постановки на контроль - 1 сутки с момента получения протокола;
- протокол подшивается в специальную папку протоколов (папки формируются по годам), соответствующая запись заносится в реестр папки сразу после окончания разнесения по базам данных;
- ответственный сотрудник информирует начальника управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления о постановке на контроль пунктов протокола путем передачи сводной таблицы дополнений и изменений в контрольную базу по курируемым направлениям.
Каждую пятницу ответственный сотрудник информирует начальника управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления о постановке на контроль протоколов путем подачи сводной таблицы.
4.Корректировка и ведение контрольной базы поручений осуществляются сотрудником управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления.
5.Сотрудники управления организационно-контрольной и кадровой работы, курирующие структурное подразделения органов местного самоуправления района и взаимодействующие с органами местного самоуправления поселения района, осуществляют корректировку контрольных баз на основании дополнений и изменений, полученных от ответственного сотрудника управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления, в течение понедельника, вторника.
6.Каждый вторник работники осуществляют передачу изменений и дополнений в контрольную базу курируемым управлениям, селам, по факсимильной связи либо нарочным.
4.Работа с информацией об исполнении поручений
1.Глава местного самоуправления и его заместители предоставляют право принятия решения о снятии поручений с контроля, продлении сроков исполнения поручений начальнику управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления.
2.При получении информации об исполнении поручения начальник управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления распределяет полученную информацию между сотрудниками управления, которые в свою очередь разносят информацию и сведения о ней в "Журнал регистрации протоколов поручений".
3.Получение служебной почты осуществляет ответственный сотрудник управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления ежедневно. Сотрудник проводит анализ полученной информации и выносит свою резолюцию по каждому пункту полученной информации: "Предлагаю снять с контроля" или "Предлагаю продлить срок исполнения поручения". В течение недели с момента получения информации передает отработанные материалы начальнику управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления.
4.Начальник управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления знакомится с резолюцией сотрудника и принимает следующие решения:
а) согласиться с резолюцией сотрудника. В этом случае за резолюцией сотрудника ставится резолюция "Согласен", подпись, дата;
б) не согласиться с резолюцией сотрудника. В этом случае накладывает соответствующую резолюцию, подпись, дату.
Документ передается сотруднику управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления для дальнейшей доработки в течение 2 суток с момента получения почты.
5.Снятие поручений с контроля
1.Снятие поручений с контроля осуществляется ответственным сотрудником управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления на основании резолюции начальника управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления в течение 1 суток с момента поступления согласованной информации.
2.Информация подшивается ответственным сотрудником в папки структурных подразделений, сведения заносятся в реестр папки.
Каждый понедельник информация о снятии с контроля передается сотрудником управления организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления по направлениям в виде сводной таблицы дополнений и изменений.
Информация о состоянии контроля за исполнением поручений и исполнительской дисциплине представляется главе местного самоуправления и его заместителям управлением организационно-контрольной и кадровой работы аппарата главы местного самоуправления ежеквартально.
3.Руководители структурных подразделений органов местного самоуправления района несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений главы местного самоуправления и его заместителей.
4.За неисполнение или ненадлежащее исполнение контрольных сроков, нарушение установленного порядка представления информации об исполнении поручений и снятии их с контроля виновные лица несут дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством.