Постановление Губернатора Белгородской области от 07.02.2011 № 13
О проведении областного конкурса на лучшую организацию архивной работы
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИот 7 февраля 2011г. N13О проведении областного конкурсана лучшую организацию архивнойработы В целях совершенствования деятельности органов ЗАГС администрациймуниципальных районов и городских округов по формированию ииспользованию архивного фонда записей актов гражданского состояния,обеспечению его сохранности, развитию информационных технологий иактивизации работы по созданию электронного архива записей актовгражданского состояния Белгородской области, а также повышениядоступности и качества предоставления государственных услуг органамиЗАГС постановляю: 1. Управлению записи актов гражданского состояния Белгородскойобласти (Кузубова Р.В.) провести в 2011 году конкурс среди органовЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов на лучшуюорганизацию архивной работы (далее - конкурс). 2. Утвердить Положение о проведении конкурса и составорганизационного комитета по его проведению (прилагаются). 3. Департаменту финансов и бюджетной политики Белгородскойобласти (Боровик В.Ф.) финансирование мероприятий конкурсаосуществлять за счёт средств областного бюджета, предусмотренных насодержание управления ЗАГС Белгородской области в 2011 году, согласноприлагаемой смете расходов. 4. Управлению информации и массовых коммуникаций АдминистрацииГубернатора области (Гармашев А.А.) обеспечить освещение проведенияконкурса в средствах массовой информации. 5. Контроль за исполнением постановления возложить на департаментздравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области(Белоусов Н.И.). Информацию об исполнении постановления представить к 1 февраля2012 года. Губернатор Белгородской области Е. Савченко Утверждено постановлением губернатора Белгородской области от " 7 " февраля 2011 года N13 ПОЛОЖЕНИЕ о проведении конкурса среди органов ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов на лучшую организацию архивной работы Конкурс среди органов ЗАГС администраций муниципальных районов игородских округов (далее - органы ЗАГС области) на лучшую организациюархивной работы (далее - конкурс) направлен на дальнейшеесовершенствование деятельности органов ЗАГС в вопросах формирования ииспользования архивного фонда записей актов гражданского состояния,создание оптимальных условий для его хранения, формированиеэлектронной базы данных регионального архива, повышение доступности икачества предоставления государственных услуг органами ЗАГС области. 1. Задачи конкурса Основные задачи конкурса: - укрепление материально-технической базы органов ЗАГС области; - создание оптимальных условий для хранения архивного фонда,обеспечение противопожарной безопасности; - совершенствование работы по формированию и использованиюархивного фонда записей актов гражданского состояния; - дальнейшее развитие информационных технологий и переход органовЗАГС области на оказание государственных услуг в электронном виде; - создание информационного банка данных записей актовгражданского состояния Белгородской области; своевременная икачественная передача органами местного самоуправления записей актовгражданского состояния в единую базу данных регионального архива; - улучшение качества обслуживания граждан; - повышение профессионального уровня работников органов ЗАГСобласти, выявление и распространение лучшего опыта организацииархивной работы. 3 2. Участники конкурса В конкурсе принимают участие все органы ЗАГС области, которыеделятся на две группы: 1-я группа - управление ЗАГС администрации города Белгорода,управление ЗАГС администрации Старооскольского городского округа,отдел ЗАГС администрации Губкинского городского округа; 2-я группа - отделы ЗАГС администраций муниципальных районов"Алексеевский район и город Алексеевка", "Белгородский район","Борисовский район", "Город Валуйки и Валуйский район", "Вейделевскийрайон", "Волоконовский район", "Грайворонский район", "Ивнянскийрайон", "Корочанский район", "Красногвардейский район", "Красненскийрайон", "Краснояружский район", "Новооскольский район", "Прохоровскийрайон", "Ракитянский район", "Ровеньский район", "Чернянский район","Шебекинский район", "Яковлевский район". 3. Сроки и порядок проведения конкурса 3.1. Конкурс проводится с 1 марта по 15 декабря 2011 года в дваэтапа. 3.2. Деятельность участников конкурса оценивается путём выездаконкурсной комиссии в органы ЗАГС области, а также анализа качествазаполнения записей актов гражданского состояния, формированияэлектронного банка данных, своевременности и качества передачи записейактов гражданского состояния в единую базу данных региональногоархива, соблюдения сроков и качества исполнения заявлений граждан изапросов организаций на основе данных отдела по учёту, хранению иобработке документации управления ЗАГС Белгородской области. Состав и график выездов конкурсной комиссии определяютсяуправлением ЗАГС Белгородской области дополнительно. 3.3. Деятельность участников конкурса оценивается по следующимнаправлениям и критериям: "Обеспечение сохранности документов" Критерии: - материально-техническая база: наличие помещения для храненияархивных документов, выполнение требований к помещению архива;электрическое и противопожарное оборудование; световой режим;санитарно-гигиенический режим; оборудование архива; - оформление дел: полное оформление дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения, частичное оформление дел временного (до 10лет включительно) хранения; наличие утверждённых номенклатуры и описидел; формирование дел: отсутствие нарушений требованийзаконодательства при формировании дел (количество листов,сосредоточенных в книге; соблюдение хронологии; алфавитного порядкапри подборе записей внутри района); "Развитие информационных технологий" Критерии: - оснащение рабочих мест необходимым техническим оборудованием(компьютерная техника, сканеры, факсы и др.); - использование в работе электронного документооборота, в томчисле для межведомственного взаимодействия с органами, определённымизаконодательством; формирование электронного банка данных записей актов гражданскогосостояния: количество записей актов гражданского состояния, внесенныхв электронный банк данных от запланированного количества; - своевременность и качество передачи записей актов гражданскогосостояния в единую базу данных регионального архива; "Эффективность использования архивного фонда" Критерии: - организация работы с заявлениями граждан и запросамиорганизаций: использование в работе электронного документооборота,ведение делопроизводства, сроки исполнения, соблюдение требованийзаконодательства при предоставлении сведений и выдаче документов,подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданскогосостояния; - внесение исправлений и изменений в записи актов гражданскогосостояния: своевременное и правильное внесение исправлений и измененийв первые экземпляры записей актов гражданского состояния, находящиесяна хранении в органе ЗАГС области, в том числе в электронный банкданных; своевременное направление извещений для внесения исправлений иизменений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния ив другие органы ЗАГС, по месту хранения первых экземпляров актовыхзаписей; "Качество заполнения записей актов гражданского состояния"Критерии: - доля записей актов гражданского состояния, составленных снарушениями требований законодательства, от общего количества актовыхзаписей. 3.4. Этапы конкурса: первый этап: (март - ноябрь) - выезды конкурсной комиссии ворганы ЗАГС области для оценки их деятельности по формированию ииспользованию архивного фонда записей актов гражданского состояния,обеспечению его сохранности, развитию информационных технологий,соблюдению законодательства при заполнении записей актов гражданскогосостояния, внесению исправлений и изменений в записи актовгражданского состояния. А также одновременно на основе данных отделапо учёту, хранению и обработке документации управления ЗАГСБелгородской области анализируется качество заполнения записей актовгражданского состояния, соблюдение сроков и качество исполнениязаявлений граждан и запросов организаций, формирование электронногобанка данных записей актов гражданского состояния, своевременность икачество передачи записей актов гражданского состояния в единую базуданных регионального архива; второй этап: (декабрь) - подведениеитогов и проведение торжественного мероприятия по итогам конкурса,награждение победителей. 4. Подведение итогов конкурса и награждение победителей Подведение итогов конкурса проводится членами конкурсной комиссиипутём закрытого голосования. Награждение победителей проводится вторжественной обстановке на мероприятии, посвященном завершениюконкурса. По итогам конкурса учреждается: - для 1-й группы участников конкурса - одно призовое место.Победитель награждается дипломом победителя конкурса среди органовЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов на лучшуюорганизацию архивной работы и денежной премией в размере 50,0 тыс.рублей; - для 2-й группы участников конкурса - три призовых места.Победители конкурса награждаются: за 1 место: дипломом победителя конкурса среди органов ЗАГСадминистраций муниципальных районов и городских округов на лучшуюорганизацию архивной работы 1 степени и денежной премией в размере50,0 тыс. рублей; за 2 место: дипломом победителя конкурса среди органов ЗАГСадминистраций муниципальных районов и городских округов на лучшуюорганизацию архивной работы 2 степени и денежной премией в размере30,0 тыс.рублей; за 3 место: дипломом победителя конкурса среди органов ЗАГСадминистраций муниципальных районов и городских округов на лучшуюорганизацию архивной работы 3 степени и денежной премией в размере20,0 тыс. рублей. Как отдельная форма поощрения участников конкурса учреждаются 5(пять) конкурсных номинаций (определяются в ходе конкурса). Победительв каждой номинации награждается дипломом победителя в соответствующейноминации и денежной премией в размере 5,0 тыс. рублей. Утвержден постановлением губернатора Белгородской области от " 7 " февраля 2011 г. N13 Состав организационного комитета по проведению конкурса среди органов ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов на лучшую организацию архивной работы Кузубова Раиса Васильевна - начальник управления записи актовгражданского состояния Белгородской области, председатель оргкомитета Морозова Евгения Николаевна - начальник отдела по учёту, хранениюи обработке документации управления записи актов гражданскогосостояния Белгородской области, секретарь оргкомитета Члены оргкомитета Аглоткова Анна Александровна - начальник отдела финансирования,бухгалтерского учёта и материально-технического обеспечения управлениязаписи актов гражданского состояния Белгородской области Иманбаева Ирина Геннадьевна - заместитель начальника управлениязаписи актов гражданского состояния Белгородской области - начальникотдела правового обеспечения Черняев Алексей Иванович - начальник отдела информатизации,электронного межведомственного взаимодействия и информационнойбезопасности управления записи актов гражданского состоянияБелгородской области Шека Наталья Николаевна - начальник отделаорганизационноаналитической работы и кадрового обеспечения управлениязаписи актов гражданского состояния Белгородской области