Постановление Главы Администрации Белгородской области от 02.06.1997 № 263
Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Белгородской области
Утратил силу - Постановление Губернатора Белгородской области от 18.07.2005 г. N 119 П О С Т А Н О В Л Е Н И Е ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИот 2 июня 1997 г. N 263Об утверждении Положения о порядкеведения личных дел государственныхслужащих государственной службыБелгородской области В соответствии с законом Белгородской области от 21.06.96 г. N 60"О государственной службе Белгородской области" постановляю: 1. Утвердить Положение о порядке ведения личных делгосударственных служащих государственной службы Белгородской области(прилагается). 2. Структурным подразделениям администрации области формированиеличных дел государственных служащих производить в соответствии снастоящим Положением. 3. Рекомендовать органам местного самоуправления областируководствоваться данным Положением при оформлении личных делмуниципальных служащих. Глава администрации области Е.Савченко Утверждено постановлением главы администрации области от 2 июня 1997 г. N 263 ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с закономБелгородской области от 21.06.96 N 60 "О государственной службеБелгородской области" и определяет временный порядок ведения личныхдел государственных служащих государственной службы области до выходафедерального закона и других нормативных правовых актов по этомувопросу. Устанавливается порядок комплектования, ведения и храненияличных дел государственных служащих. 1.2. Положение не распространяется на работников, занимающихдолжности, включаемые в штатные расписания государственных органовБелгородской области для технического обеспечения их деятельности. 1.3. Личное дело государственного служащего - это совокупностьдокументов, содержащих наиболее полные сведения о государственномслужащем, прохождении им государственной службы. 1.4. Личные дела государственных служащих ведутся кадровымислужбами соответствующих государственных органов и при переводеслужащих передаются по новому месту их службы по акту передачи. Ведение нескольких личных дел одного государственного служащегоне допускается. 1.5. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической ирелигиозной принадлежности, частной жизни государственных служащихзапрещены. 1.6. Личное дело оформляется после издания постановления,распоряжения или приказа о назначении на государственную должность. 2. Состав документов, включаемых в личное дело 2.1. При ведении личного дела в него включаются документы,закрепляющие процесс поступления гражданина на государственную службуи ее прохождения. 2.2. Устанавливается следующий состав документов и порядок ихрасположения при ведении личного дела: Дополнение к анкете Анкета Автобиография Документы, подтверждающие профессиональное образование,переподготовку и повышение квалификации Личное заявление Справка из органов государственной налоговой службы опредоставлении сведений об имущественном положении Медицинское заключение о состоянии здоровья Письменный трудовой договор (контракт) (при необходимости) Копия документа о назначении на государственную должность Две фотографии размером 4 х 6 см Опись документов, находящихся в личном деле 2.3. Для государственного служащего, назначенного нагосударственную должность государственной службы области категории"Б", - представление лица, замещающего государственную должностькатегории "А". 2.4. После заведения личного дела в него поступают все основныедокументы, отражающие изменения, которые будут возникать в периодпрохождения государственным служащим государственной службы. Сведенияоб изменениях заносятся в дополнение к анкете. К таким сведениям относятся: документы, подтверждающие измененияанкетно-биографических данных государственного служащего (например,копия свидетельства о браке) и документы, характеризующиепрофессиональные, деловые и личностные качества государственногослужащего (характеристики, отзывы, аттестационные листы, справки -объективки, т.е. биографические справки, содержащие анкетные данныегосударственного служащего и краткое описание его трудовойдеятельности, копии документов об окончании учебных заведений иполучении дополнительной специальности, представления о назначении надолжность, копии актов ревизий, выписки из приказов о поощрении, обобъявленных государственному служащему дисциплинарных взысканиях идр.). 2.5. В личное дело государственного служащего, допущенного кгосударственной тайне, включается договор (контракт) об оформлениидопуска к государственной тайне. 2.6. В личное дело не включаются документы второстепенногозначения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения(справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликатныеэкземпляры и черновики документов). 2.7. Все поступающие в личное дело документы располагаются вхронологическом порядке. 3. Порядок составления внутренней описи документов, имеющихся в личном деле 3.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должнасодержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документовдела, количестве листов, датах включения документов в личное дело иизъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине. 3.2. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруютсяотдельно. 3.3. При подготовке личных дел к передаче на хранение квнутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываетсяцифрами и прописью количество включенных в нее документов и количестволистов дела. 3.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указаниемдолжности, расшифровки подписи и даты составления последней. 3.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе поустановленной форме (приложение N 1). 4. Порядок заполнения документов в личном деле государственного служащего 4.1. Анкета заполняется служащим собственноручно. 4.2. На все вопросы даются полные ответы без каких-либосокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии сзаписями, которые содержатся в его личных документах. 4.3. При заполнении анкеты используются следующие документы:паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военныйбилет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат,удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) оприсуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом иаттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из органовгосударственной налоговой службы о предоставлении сведений обимущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья,другие документы, если это предусмотрено федеральным законом. 4.4. Сотрудник кадровой службы государственного органа,ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего нагосударственную службу анкету, должен проверить полноту ее заполненияи правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемымидокументами и заверить анкету печатью, подписью и датой. 4.5. При поступлении на государственную службу вновь поступающийпишет "Автобиографию" - документ, содержащий краткое описание вхронологической последовательности основных этапов жизни идеятельности данного лица. 4.6. "Автобиография" составляется служащим собственноручно впроизвольной форме, без исправлений и помарок. В "автобиографии"должны быть освещены следующие вопросы: Ф.И.О., год, число, месяц иместо рождения, национальность, социальное происхождение, полученноеобразование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времениначалась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причиныперехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, вкачестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейномположении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях,сестрах, детях более подробно), дата составления "автобиографии" иподпись работника. 4.7. В личное дело государственного служащего включается копиядокумента о назначении на должность, заверенная в установленномпорядке. 4.8. "Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя,отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которыхимеет табличную форму. 4.9. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы(например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления вдолжность и ухода с нее) со ссылкой на постановления, распоряжения,приказы руководителей органов исполнительной власти Белгородскойобласти. 4.10. Во втором разделе помещаются данные, отражающиепрофессиональную и личную жизнь государственного служащего, например: - подготовку, переподготовку и повышение квалификации; - награждение орденами и медалями Союза ССР, Российской Федерациии присвоение почетных званий; - образование и присвоение ученой степени, ученого звания; - пребывание за границей; - данные о наложении и снятии взысканий; - изменения в остальных учетных признаках работника (местажительства, семейного положения и др.). 4.11. Все вносимые изменения должны быть подтвержденысоответствующими документами, в том числе документами учебныхзаведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и другими. 4.12. Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являютсяотметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на оборотной стороне листка после всех другихсведений и состоят из надписи: "Личное дело проверено", даты иподписи. 4.13. Документы личного дела помещаются в папку установленногообразца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковыйномер. Под этим номером личное дело регистрируется в журнале учеталичных дел государственных служащих. 4.14. После увольнении государственного служащего его личное делоизвлекается из данной папки, оформляется для передачи в установленномпорядке (при перемещении служащего) или сдается на хранение в архив. Восвободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело новогогосударственного служащего. 5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование 5.1. Личные дела государственных служащих могут выдаваться вовременное пользование лишь определенным должностным лицам. 5.2. Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личнымиделами, определяется непосредственно руководителем государственногооргана. 5.3. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другиеорганизации допускается с особого разрешения начальника кадровойслужбы государственного органа. 5.4. При работе с личным делом, выданным во временноепользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранеесделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личногодела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашатьсодержащиеся в нем конфиденциальные сведения. 5.5. При извлечении каких-либо документов из личного дела поуказанию начальника кадровой службы государственного органа лицо,ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности,обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись. 5.6. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, накоторых они заведены. 5.7. Государственный служащий имеет право на ознакомление совсеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности идругими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личномуделу своих объяснений. Государственный служащий обязан информировать кадровые службы обизменениях в своих анкетных данных. 5.8. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданныхили высланных во временное пользование, используется контрольнаякарточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение N2). 6. Порядок хранения личных дел государственных служащих 6.1. Личные дела государственных служащих хранятся в кадровыхслужбах соответствующих государственных органов как документы строгойотчетности отдельно от трудовых книжек. 6.2. Ежегодно в кадровых службах соответствующегогосударственного органа проводится проверка наличия и состояния личныхдел. 6.3. Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении канкете". 6.4. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных делсоставляется соответствующий акт. 6.5. Результаты проверки в обязательном порядке доводятся доруководителя государственного органа Белгородской области. 6.6. Личные дела уволенных государственных служащих оформляются всоответствии с требованиями архивных органов и хранятся всоответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших. 6.7. Для хранения личных дел государственных служащихиспользуются сейфы или конторские шкафы, в которых личные деларасполагаются по порядку номеров. Приложение N 1 к Положению о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Белгородской области ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ __________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) +----------------------------------------------------------------+ ¦ N ¦ Наименование ¦ Дата ¦ Коли- ¦ Дата ¦ Кем изъят¦ ¦п\п ¦ документа ¦ включения¦чество ¦изъятия ¦ документ ¦ ¦ ¦ ¦ документа¦листов ¦документа¦ и по ¦ ¦ ¦ ¦ в личное ¦ ¦ ¦ какой ¦ ¦ ¦ ¦ дело ¦ ¦ ¦ причине ¦ +----+-------------------+----------+-------+---------+----------¦ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----------------------------------------------------------------+ Приложение N 2 к Положению о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Белгородской области КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА Личное дело N ____________________________________________________ Фамилия Имя Отчество Отметки о выдаче личного дела ____________________________________ +----------------------------------------------------------------+ ¦Дата ¦ Кому ¦ Расписка ¦ N ¦ Дата ¦ ¦выдачи ¦ выдано ¦ в получении ¦ телефона ¦ возвращения ¦ +----------------------------------------------------------------+