Постановление от 23.07.2014 г № 95
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Прием и хранение документов от физических и юридических лиц»
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации Белгородского района от 31 января 2014 года N 5 "Об утверждении порядков разработки и утверждения административных регламентов и единых стандартизованных требований к предоставлению муниципальных услуг муниципального района "Белгородский район" Белгородской области постановляю:
1.Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги по приему и хранению документов от физических и юридических лиц (прилагается).
2.Признать утратившим силу:
- постановление администрации Белгородского района Белгородской области от 28.10.2013 N 179 "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела на территории муниципального района "Белгородский район" Белгородской области";
- постановление администрации Белгородского района Белгородской области от 28.10.2013 N 177 "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории муниципального района "Белгородский район" Белгородской области".
3.Опубликовать настоящее постановление в официальном печатном издании и разместить на официальном сайте муниципального района "Белгородский район" Белгородской области.
4.Контроль за исполнением данного постановления возложить на аппарат администрации района (Терещенко Р.В.).
Информацию о ходе исполнения постановления представлять ежегодно в срок до 1 июля.
Глава администратор
Белгородского района
Ю.ГАЛДУН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ И ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ОТ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ"
1.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц" (далее - Административный регламент) определяет последовательность и сроки административных процедур и административных действий архивного отдела аппарата администрации Белгородского района, порядок взаимодействия с организациями, собственниками или владельцами архивных документов при предоставлении названной муниципальной услуги.
1.2.Заявителями являются: юридические лица (органы местного самоуправления, муниципальные унитарные предприятия, муниципальные учреждения, реорганизованные, сменившие форму собственности, ликвидированные, в том числе в результате банкротства) и физические лица, находящиеся на территории Белгородского района.
Право подачи заявления на предоставление муниципальной услуги имеют их представители по доверенности, оформленной в установленном законом РФ порядке (далее - заявители).
1.3.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.
1.3.1.Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом аппарата администрации Белгородского района (далее - Отдел).
1.3.2.Информация о месте нахождения, адрес электронной почты, а также график работы Отдела:
Место нахождения Отдела: г. Белгород, ул. Шершнева, д. 1-а.
Контактные телефоны: (4722) 34-67-61.
Адрес электронной почты: kobzeva@be.belregion.ru.
Часы работы Отдела:
с 9-00 ч. до 18-00 ч.
Перерыв с 13-00 ч. до 14-00 ч.
Приемные дни - понедельник и пятница: с 9-00 до 13-00, вторник: с 9-00 до 18-00.
Выходные дни - суббота, воскресенье.
1.3.3.Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального района "Белгородский район" Белгородской области, на Региональном портале государственных и муниципальных услуг Белгородской области (www.gosuslugi31.ru).
На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема посетителей, размещается следующая информация:
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- номера телефонов, график личного приема заявителей уполномоченным лицом;
- номер кабинета, фамилия, имя, отчество и должности лиц, осуществляющих прием заявителей;
- образцы оформления заявления;
- режим приема;
- порядок получения консультаций;
- информация о максимальном времени ожидания в очереди на получение муниципальной услуги.
1.3.4.Информирование о порядке осуществления муниципальной услуги предоставляется:
- специалистами Отдела непосредственно во время личного приема, а также с использованием средств телефонной связи;
- при ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
1.3.5.Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги.
Специалист Отдела консультирует о перечне документов, необходимых и рекомендуемых для получения муниципальной услуги.
Консультации проводятся при личном обращении, а также посредством телефона.
При устном обращении специалист Отдела, осуществляющий прием и консультирование, в пределах своей компетенции дает ответ самостоятельно.
Если специалист Отдела не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного (дополнительного) времени, он обязан предложить заявителю один из трех вариантов дальнейших действий:
- изложить суть обращения в письменной форме;
- назначить другое удобное для заявителя время для консультации;
- дать консультацию в трехдневный срок по контактному телефону, указанному заявителем.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц".
2.2.Муниципальная услуга предоставляется Отделом.
2.3.Описание результата предоставления муниципальной услуги.
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:
- прием и хранение документов;
- отказ в приеме и хранении документов.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 календарных дней с момента регистрации запроса. Ненадлежащее оформление представленных документов является основанием их переоформления и увеличения срока исполнения муниципальной услуги.
2.5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 года N 43, ст. 4169);
- законом Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);
- положением об архивном отделе администрации Белгородского района (утверждено первым заместителем главы администрации района, руководителем аппарата администрации района, 14 февраля 2014 года).
2.6.Документом, необходимым для предоставления муниципальной услуги, является заявление (по форме согласно приложению N 2 к настоящему Административному регламенту) на имя главы администрации Белгородского района с просьбой о приеме на хранение документов с указанием основания (ликвидация, реорганизация, изменение формы собственности, личный фонд), которое может быть подано заявителем через представителя по доверенности, оформленной в установленном порядке, при личном обращении, курьером или направляется почтой либо направляется в электронном виде, заверенное электронной цифровой подписью (ЭЦП) с помощью универсальной электронной карты.
2.7.Заявление, которое подается в форме электронного документа, подписывается тем видом электронной подписи, использование которой допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг установленных законодательством Российской Федерации. В заявлении заявитель может указать просьбу о направлении ему информации по вопросу оказания муниципальной услуги в электронной форме или по почте.
2.8.Электронные документы, подписанные электронной подписью (в том числе с использованием универсальной электронной карты) и поданные заявителем, признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе.
2.9.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- в письменном обращении не указаны полное название организации или фамилия заявителя, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- текст обращения не поддается прочтению (обращение не подлежит направлению на рассмотрение в Отдел или должностному лицу в соответствии с его компетенцией, о чем в течение 5 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, если его фамилия или наименование организации и почтовый адрес поддаются прочтению);
- в ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- обращение неправомочного лица.
Если заявителем устранены причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение заявителя рассматривается Отделом в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
2.10.Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.
2.11.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения о предоставлении и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.12.Регистрация заявления на оказание муниципальной услуги осуществляется в день его подачи.
2.13.Требования к местам предоставления муниципальной услуги:
2.13.1.Получатели муниципальной услуги обеспечиваются:
- местами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки);
- образцами заполнения документов, сведениями о часах приема, нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении муниципальной услуги.
2.13.2.Вход в Отдел оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:
- наименование;
- место нахождения;
- режим работы.
2.14.Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
- степень информированности заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги (доступность информации о муниципальной услуге, возможность выбора способа получения информации);
- возможность выбора заявителем формы обращения за предоставлением муниципальной услуги (лично, посредством почтовой связи, в форме электронного документооборота через Единый портал государственных и муниципальных услуг);
- отсутствие жалоб со стороны заявителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги;
- соблюдение 15-минутного срока ожидания в очереди при подаче документов на получение муниципальной услуги;
- своевременность предоставления муниципальной услуги в соответствии со стандартом ее предоставления, установленным настоящим Административным регламентом.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Описание последовательности действий при исполнении муниципальной услуги приведено в блок-схеме согласно приложению N 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие действия:
- принятие решения о приеме от заявителя документов на хранение;
- информирование заявителя о дате приема дел путем письменного уведомления;
- оказание методической помощи в подготовке дел и учетных документов к передаче на муниципальное хранение, организацию проверки наличия и физического состояния дел, оформление документов по подготовке к передаче на хранение, проведение розыска необнаруженных дел с оформлением соответствующих документов (в случае необходимости), проведение консультативных бесед. При необходимости проведение наглядного ознакомления с делами и документами, находящимися на хранении в Отделе;
- составление акта приема-передачи дел на хранение.
Результатом исполнения муниципальной услуги по организации работы по приему на хранение документов являются подготовленные дела с полным комплектом учетных документов.
3.3.Порядок приема документов на муниципальное хранение.
3.3.1.Прием документов на муниципальное хранение осуществляет Отдел.
3.3.2.Заявитель направляет заявление в администрацию Белгородского района, с просьбой о приеме на хранение документов с указанием основания (ликвидация, реорганизация, изменение формы собственности, личный фонд) по форме согласно приложению N 2 к настоящему Административному регламенту.
3.3.3.Приему на хранение в Отдел подлежат документы:
- юридических лиц (органов местного самоуправления и муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, реорганизованных, сменивших форму собственности, ликвидированных и ликвидируемых, в том числе в результате банкротства), находящихся на территории Белгородского района;
- физических лиц.
При наличии свободных площадей Отдел на основе договора может осуществлять временное хранение архивных документов.
3.3.4.После согласования приема документов на хранение в Отдел назначается дата и время приема документов.
3.3.5.Документы от юридических лиц принимаются на хранение в Отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
3.3.6.Документы принимаются специалистами Отдела, ответственными за прием.
3.3.7.Специалист проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов (подшивка дел, нумерация листов, наличие листа-заверителя, оформление обложки дела), описей дел и справочно-поисковых средств к ним.
3.3.8.Прием дел производится поединично в соответствии с научно-справочным аппаратом. Во всех экземплярах описей дел документов делаются отметки о приеме документов на хранение. При отсутствии единиц хранения, внесенных в описи дел, делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на муниципальное хранение и в прилагаемой к акту справке.
3.3.9.Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на муниципальное хранение, составляемым в 2-х экземплярах: один экземпляр остается в Отделе, другой - у заявителя. Вместе с документами в Отдел передаются три экземпляра описей дел, документов.
3.3.10.От юридического лица принимается также историческая справка о фондообразователе.
3.3.11.Прием документов от физических лиц в Отдел оформляется актом приема-передачи на муниципальное хранение документов личного происхождения.
3.3.12.Время ожидания для предоставления муниципальной услуги не должно превышать 15 минут с момента времени, на которое была осуществлена запись.
3.3.13.Время приема документов устанавливается в зависимости от количества сдаваемых дел.
3.3.14.После приема документам присваивается номер фонда и наименование, далее документы регистрируются в книге учета поступления и выбытия документов, заполняется карточка фонда и карточка - топографический указатель.
3.3.15.Отдел принимает на хранение документы постоянного хранения и временного хранения (свыше 10 лет).
3.4.Критерии принятия решения о предоставлении услуги:
- наличие всех необходимых документов исходя из соответствующего перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- непротиворечивость документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и содержащихся в них сведений.
3.5.Способ фиксации результата: двухстороннее подписание акта приема-передачи документов на муниципальное хранение.
4.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению услуги, и принятием решений специалистами Отдела осуществляется начальником Отдела.
Должностные лица Отдела несут персональную ответственность за соблюдение сроков согласования документов и их сохранность в период нахождения в Отделе.
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записи в журнал регистрации заявлений, правильность заполнения книги учета принятых документов соблюдение срока ожидания в очереди при подаче документов на получение муниципальной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Белгородской области и правовых актов органов местного самоуправления.
4.2.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений соблюдения специалистами, ответственными за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего Административного регламента, виновные лица несут дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.3.Специалисты Отдела, предоставляющие услугу, несут персональную ответственность за действия (бездействие) и за принимаемые решения, осуществляемые в ходе предоставления услуги в соответствии с действующим законодательством. Персональная ответственность специалистов Отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
4.4.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок.
4.4.1.Контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов.
4.4.2.Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы) или внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).
4.4.3.Ответственность должностных лиц.
В случае выявления нарушений порядка и сроков предоставления муниципальной услуги осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц и муниципальных служащих
5.1.Действия (бездействие) работников и должностных лиц Отдела, предоставляющих муниципальную услугу, могут быть обжалованы в досудебном порядке путем обращения в письменной форме или в форме электронного документа, а также в устной форме (при личном приеме).
Заявитель может обратиться с жалобой к первому заместителю главы администрации Белгородского района, к главе администрации Белгородского района в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Белгородской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Белгородской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Белгородской области, муниципальными правовыми актами;
- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений;
- нарушение 15-минутного срока ожидания в очереди.
5.2.Жалоба может быть направлена по почте, через официальный сайт муниципального района "Белгородский район" Белгородской области, раздел "Подать жалобу по услуге", а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.3.Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, исполняющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, исполняющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4.Жалоба, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5.По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, принимается одно из следующих решений:
- об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Белгородской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
- об отказе в удовлетворении жалобы.
5.6.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.4 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме, направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.7.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с частью 1 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Начальник архивного отдела
администрации района
Е.КОБЗЕВА
Приложения
2014-07-23 Приложение к Постановлению от 23 июля 2014 года № 95