Постановление от 22.04.2013 г № 570
Об утверждении административного Регламента по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет", руководствуясь Федеральными законами от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановляю:
1.Утвердить административный Регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела" (прилагается).
2.Признать утратившими силу постановления главы Новооскольского района от 21 июля 2011 года N 964-п "Об утверждении административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг и функций".
3.Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя главы администрации Новооскольского района - руководителя аппарата главы администрации района Попову О.Т.
Глава администрации
Новооскольского района
М.ПОНЕДЕЛЬЧЕНКО
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОКАЗАНИЕ МЕТОДИЧЕСКОЙ
И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ В РАБОТЕ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ, ОТБОРУ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПОДГОТОВКЕ ПЕРЕДАЧИ ИХ НА ПОСТОЯННОЕ
ХРАНЕНИЕ, ВЕДЕНИЮ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ВРЕМЕННОМ ХРАНЕНИИ,
ПОДГОТОВКЕ НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
ПО ВОПРОСАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА"
I.Общие положения
1.1.Предмет регулирования
1.1.1.Административный Регламент регулирует предоставление архивным отделом администрации муниципального района "Новооскольский район" Белгородской области муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела и устанавливает стандарт предоставления муниципальной услуги, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур предоставления муниципальной услуги, требования к порядку их выполнения, формы контроля за предоставлением муниципальной услуги, порядок обжалования заявителями действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе исполнения муниципальной услуги.
1.2.Круг заявителей (получателей муниципальной услуги или пользователей)
1.2.1.Заявителем на предоставление муниципальной услуги может быть физическое лицо, юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы (источники комплектования архивов архивными документами) (далее - заявитель).
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.3.1.Сведения о местонахождении и графике работы Отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации муниципального района "Новооскольский район": http://www.novoskol.belnet.ru/.
1.3.2.Местонахождение архивного отдела администрации Новооскольского района Белгородской области и его почтовый адрес: 309640, г. Новый Оскол, ул. Ленина, д. 32а.
1.3.2.1.Электронный адрес: noskolarh@rambler.ru.
1.3.2.2.Контактный телефон и факс: 8(47-233) 4-11-78.
1.3.2.3.График (режим) работы: понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;
перерыв: 12.00 - 13.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
1.3.2.4.Официальный сайт единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.
1.3.3.Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
1.3.3.1.По телефону.
1.3.3.2.По письменным обращениям, а также при личном обращении.
1.3.3.3.По электронной почте, а также на официальном сайте администрации Новооскольского района.
1.3.3.4.Посредством единого портала государственных и муниципальных услуг в сети Интернет.
1.3.4.По телефону должностные лица Отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов граждан, связанных с информационным обеспечением пользователей. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, и представления сотрудника, принявшего телефонный звонок.
1.3.5.Личный прием граждан осуществляется в Отделе по адресу: г. Новый Оскол, ул. Ленина, 32"а". Прием граждан осуществляется начальником, главным специалистом. Время приема: понедельник - четверг: с 8 до 17 (обеденный перерыв с 12-00 до 13-00). Пятница - неприемный день.
При личном приеме заявитель, заинтересованное лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность (паспорт, универсальную электронную карту и т.д.).
1.3.6.При информировании заявителя сотрудник должен дать исчерпывающие ответы на все возникающие у заявителя, заинтересованного лица вопросы. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Отдела, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться. Продолжительность информирования каждого заявителя составляет не более 15 минут.
1.3.7.При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
1.3.8.Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется в форме документов на бумажных носителях и в электронной форме, при необходимости - в средствах массовой информации.
Информация о предоставлении муниципальной услуги размещается на информационных стендах в Отделе, на официальном сайте администрации Новооскольского района в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг.
1.3.9.На информационном стенде в Отделе, на официальном сайте администрации Новооскольского района в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются следующие информационные материалы:
1.3.9.1.Извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.
1.3.9.2.Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
1.3.9.3.Порядок предоставления муниципальной услуги.
1.3.9.4.Формы и образцы документов для заполнения.
1.3.9.5.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
1.3.9.6.Порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего.
1.3.9.7.Текст Регламента.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги:
2.1.1."Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела".
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
2.2.1.Муниципальная услуга предоставляется Отделом.
2.2.2.Обращения в иные органы и организации для предоставления муниципальной услуги не требуется.
2.2.3.Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.
2.3.Описание результата предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
2.3.1.1.предоставление разъяснений по организации документов в делопроизводстве;
2.3.1.2.оказание помощи в согласовании или утверждении управлением по делам архивов Белгородской области (экспертно-проверочной комиссией) представленных заявителем описей дел, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, экспертных комиссиях и др.
2.3.2.Методической и практической помощью для целей Регламента является помощь:
2.3.2.1.в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
2.3.2.2.по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
2.3.2.3.по упорядочению документов по личному составу;
2.3.2.4.по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
2.3.2.5.по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается Отделом по согласованию с заявителем муниципальной услуги, но не позднее 30 дней со дня поступления обращения и/или документов в Отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.
2.4.2.Сроки оказания методической и консультационной помощи, являющейся результатом предоставления муниципальной услуги, составляют:
2.4.2.1.ответ на телефонное обращение заявителя дается в день обращения;
2.4.2.2.проведение мероприятий по оказанию методической или практической помощи в сроки по согласованию с заявителем, но не позднее 30 дней со дня регистрации запроса.
2.4.3.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги составляет не более 15 минут и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 10 минут.
2.4.4.Сроки прохождения отдельных административных процедур:
2.4.4.1.прием и регистрация документов о предоставлении муниципальной услуги - в день их поступления;
2.4.4.2.рассмотрение начальником Отдела и передача на исполнение ответственному должностному лицу - не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации документов (срок рассмотрения - 10 минут на каждый официальный документ);
2.4.4.3.выдача методической литературы - в течение 1 рабочего дня;
2.4.4.4.подготовка и организация семинара, лекции - не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления);
2.4.4.5.оказание консультации - в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи, в течение 5 рабочих дней - на заявку (заявление), поступившую по почте, в электронном виде, по сети Интернет;
2.4.4.6.проверка комплектности и правильности оформления документов, представленных для рассмотрения ЭПК управления по делам архивов Белгородской области в соответствии с настоящим Регламентом, - в течение 3 рабочих дней.
2.4.4.7.При поступлении в Отдел интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
2.4.4.8.Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, - в день регистрации указанных документов.
2.4.4.9.Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги
2.5.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
2.5.2.Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2).
2.5.3.Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 01.12.2007) "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768).
2.5.4.Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253).
2.5.5.Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448).
2.5.6.Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
2.5.7.Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179).
2.5.8.Постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169).
2.5.9.Положение об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.06.1995 N 609 (ред. от 23.12.2002) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 28, ст. 2670; 2002, N 52 (ч. II), ст. 5225).
2.5.10.Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636).
2.5.11.Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный N 13893) ("Российская газета", N 89, 20.05.2009).
2.5.12.Закон Белгородской области от 03.07.2006 N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87).
2.5.13.Устав муниципального района "Новооскольский район "Белгородской области, принятый решением Совета депутатов Новооскольского района 28.07.2007 N 1 (в редакции решений Муниципального совета Новооскольского района от 07.07.2011 N 441, от 21.08.2012 N 581).
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является:
2.6.1.2.для организаций - источников комплектования, граждан - утвержденный список граждан, организаций - источников комплектования Отдела (приложение N 4 - не приводится);
2.6.1.3.для иных организаций - договор (соглашение) о сотрудничестве и заявление (приложение N 1).
2.6.2.Документы и информация по делопроизводству и архивному делу, требующие рассмотрения, согласования или учета, которые заявитель должен представить самостоятельно в Отдел для получения муниципальной услуги:
2.6.2.1.историческая справка организации в 4-х экземплярах;
2.6.2.2.проект-инструкция по делопроизводству организации в 2-х экз.;
2.6.2.3.проект-положение об экспертной комиссии организации в 2-х экз.;
2.6.2.4.проект-положение о ведомственном архиве организации в 2-х экз.;
2.6.2.5.предложения организации по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;
2.6.2.6.годовые разделы описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой документации в 4-х экземплярах и справочный аппарат к ним (титульный лист, предисловие, указатели, список сокращенных слов);
2.6.2.7.годовые разделы описи дел по личному составу и справочный аппарат к ним в 3 экз.;
2.6.2.8.акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, если в опись включен неполный комплекс документов, или справка-объяснение об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение в Отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены в 2-х экз.;
2.6.2.9.проект индивидуальной номенклатуры дел организации в 2-х экз.;
2.6.2.9.акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в 2-х экз.;
историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме) или дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названиях, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);
2.6.2.10.паспорт ведомственного архива на 1 декабря текущего года и пояснительную записку к нему;
2.6.2.11.выписку из протоколов ЭК организации - источника комплектования, оформленную в соответствии с требованиями действующего ГОСТа, инструкции по делопроизводству.
2.6.3.Ликвидирующиеся юридические лица, граждане в случае прекращения предпринимательской деятельности представляют в Отдел следующие документы:
заявление (письмо) о приеме документов;
2.6.3.1.документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности;
описи дел постоянного хранения и по личному составу (в 4-х экземплярах) и справочно-информационные (указатели, справки-объяснения) документы к ним;
2.6.3.2.описи архивных документов с неистекшими сроками временного хранения (в 3-х экземплярах);
2.6.3.3.историческую справку о юридическом лице;
2.6.3.4.выписку из протоколов ЭК организации - источника комплектования, оформленную в соответствии с требованиями действующего ГОСТа, инструкции по делопроизводству.
2.6.3.5.Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица (прекращения предпринимательской деятельности), может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства.
2.6.4.Для решения иных вопросов, связанных с рассмотрением и согласованием, экспертизой, - запрос в письменном виде на имя начальника Отдела с изложением в нем проблемы (вопроса), обоснованных предложений, подписанный руководителем организации - источника комплектования, гражданином (собственником или владельцем архивных документов).
2.6.5.По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги (например, приказы о составе экспертной комиссии, назначении ответственных должностных лиц за ведение делопроизводства и ведомственный архив и другие).
2.6.6.Заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, представляемые в форме электронных документов, подписываются электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона "Об электронной подписи".
2.6.7.Запрещается требовать от заявителя:
2.6.7.1.Представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с представлением муниципальной услуги.
2.6.8.Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.7.1.Основаниями для приостановления либо отказа в приеме и рассмотрении документов предоставления муниципальной услуги являются:
2.7.2.поступление заявки (заявления) по вопросам, не входящим в компетенцию Отдела;
2.7.3.отсутствие в заявке (заявлении) или сопроводительном письме наименования организации, направившей заявку (заявление) или сопроводительное письмо, ее почтового или электронного адреса, по которому должен быть направлен ответ и (или) информация для установления контакта;
2.7.4.в заявлении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
2.7.5.отсутствие необходимых документов для предоставления муниципальной услуги или их несоответствие требованиям, установленным Регламентом и нормативными актами по архивному делу Российской Федерации;
2.7.6.отказ упорядочить документы в соответствии с нормами законодательства об архивном деле и требованиями действующих правил по делопроизводству и правил по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и Белгородской области;
2.7.7.отсутствие у заявителя документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности;
2.7.8.отсутствие у заявителей, обратившихся в Отдел от имени третьих лиц, доверенности, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо иных документов, подтверждающих его полномочия.
2.7.9.Решение об отказе в приеме запроса и документов, представленных в электронной форме, на бумажном носителе, дается по телефону, электронной почтой или в необходимых случаях документом на бумажной основе - лично представителю или почтой не позднее следующего рабочего дня с даты регистрации запроса.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.8.1.Обращение (письмо, заявление) заявителя не рассматривается по существу по следующим основаниям:
2.8.1.2.отсутствие организации в списке источников комплектования или заключенного договора о сотрудничестве;
2.8.1.3.непредоставление полного комплекта документов для проведения рассмотрения, экспертизы и подготовки описей дел, актов, инструкций, положений, правил, номенклатур дел для рассмотрения уполномоченными экспертно-проверочными комиссиями;
2.8.1.4.оформление представленных документов с нарушением требований, настоящего Регламента и нормативных актов по архивному делу;
2.8.1.5.отказ организации, заявившей о предоставлении муниципальной услуги, упорядочить документы в соответствии с нормами законодательства об архивном деле и требованиями действующих правил по делопроизводству и правил по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и Белгородской области;
2.8.1.6.если обращение содержит вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные и устные ответы по существу, при этом в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;
2.8.1.7.документы имеют серьезные повреждения, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.
2.8.2.Письменное решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги оформляется по требованию заявителя, подписывается начальником Отдела и выдается заявителю (лично, по почте, по электронной почте) с указанием причин отказа.
2.8.3.Если заявителем устранены причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение заявителя рассматривается Отделом в порядке, установленном Регламентом.
2.9.Требования к оформлению документов, представляемых заявителями
2.9.1.Оформление письменного обращения.
Обращение заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации, распечатано посредством электронных печатающих устройств и должно содержать: наименование юридического лица, для граждан - фамилия, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на муниципальное хранение (приложение N 1). Если заявление принято по электронной почте или посредством единого портала государственных и муниципальных услуг в сети Интернет. Заявление распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется, как и с заявлением, поступившим на бумажном носителе.
Обращение подписывается руководителем организации или гражданином - получателем муниципальной услуги.
2.9.2.Оформление описей дел.
Описи дел и справочный аппарат к ним оформляются строго по установленной форме согласно Правилам организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (п. 5.5.1 - 5.5.1.1).
2.9.2.1.Описи выполняются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта N 14, подписываются составителем и утверждаются руководителем организации (физическим лицом - пользователем муниципальной услугой), заверяются печатью организации.
2.9.2.2.Справочный аппарат к описи включает титульный лист, предисловие, указатель видов документов, список сокращений, справки-объяснения по отсутствию документов.
2.9.3.Оформление исторической справки.
2.9.3.1.Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и оформляется строго по установленной форме согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (п. 5.4.1.2 - 5.5.1.5).
2.9.4.Сведения об истории юридического или физического лица.
2.9.4.1.Сведения по истории юридического лица включают даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.
2.9.4.2 Сведения о физическом лице - фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности).
2.9.4.3.Сведения о физическом лице, занимавшемся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, включают даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности.
2.9.5.Сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Историческая справка архивного фонда выполняется посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта N 14. Историческая справка подписывается руководителем юридического лица или физическим лицом - пользователем муниципальной услугой, его подпись заверяется печатью организации.
2.9.6.Справка-объяснение об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив, в случае если отдельные виды не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов, крайние даты документов, указание причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем юридического лица или физическим лицом - пользователем муниципальной услугой, его подпись заверяется печатью.
2.9.7.Оформление инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству в организации разрабатывается на основании Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Белгородской области, Инструкции по делопроизводству в администрации Новооскольского района, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах государственной власти (М. 2010). Проект инструкции по делопроизводству организации рассматривается экспертной комиссией, вместе с протоколом ЭК представляется на согласование Отдел в 2-х экземплярах.
2.9.8.Оформление положения о ведомственном архиве.
Положение о ведомственном архиве разрабатывается на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Проект положения о ведомственном архиве организации рассматривается экспертной комиссией, вместе с протоколом ЭК представляется на рассмотрение в Отдел в 2-х экземплярах.
2.9.9.Оформление положения об экспертной комиссии организации.
Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2. Проект положения об экспертной комиссии организации рассматривается экспертной комиссией, вместе с протоколом ЭК представляется на рассмотрение в Отдел в 2-х экземплярах.
2.9.10.Оформление номенклатуры дел организации.
Номенклатура дел организации разрабатывается на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М. 2010). Проект номенклатуры дел организации рассматривается экспертной комиссией, вместе с протоколом ЭК представляется на рассмотрение в Отдел в 2-х экземплярах.
2.9.11.Оформление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшим сроком хранения).
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшим сроком хранения), составляется на основе номенклатуры организации и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М. 2010). Проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению или с истекшим сроком хранения, организации рассматривается экспертной комиссией, вместе с протоколом ЭК представляется на рассмотрение в Отдел в 2-х экземплярах.
2.9.10.Паспорт ведомственного архива.
Паспорт ведомственного архива заполняется согласно Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденному Приказом Федеральной архивной службы России от 1 марта 1997 года N 11 на 1 декабря отчетного года (фф. 4, 4а, 4б) в двух экземплярах: один экземпляр паспорта остается в учреждении, другой направляется в муниципальный архив.
Формы (фф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения заполняются на основании сведений описей, номенклатур дел; перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов; в паспортах даются сведения об объеме всех хранящихся в организации управленческих документах постоянного срока хранения и документах по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения.
Документы, указанные в пункте 2.9 настоящего Регламента, представленные в электронном виде, должны быть заверены электронной цифровой подписью руководителя организации или его заместителя.
2.10.Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств юридических и физических лиц, передающих указанные документы.
2.11.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
2.11.1.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении документов заявителями должен составлять не более 15 минут.
2.11.2.Регистрация заявления на оказание муниципальной услуги осуществляется в день подачи документов, на копии запроса проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления документов.
2.12.Требования к местам предоставления муниципальной услуги
2.12.1.Получатели муниципальной услуги обеспечиваются:
2.12.1.1.Местами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки).
2.12.1.2.Образцами заполнения документов, сведениями о часах приема, нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении услуги.
2.12.2.Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на информационном стенде.
2.12.3.В Отделе непосредственное взаимодействие специалиста, ведущего прием, с пользователями организовывается в рабочем кабинете с указанием фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
2.12.4.Время в пути от остановки общественного транспорта до места предоставления муниципальной услуги с учетом пешеходной доступности составляет не более 10 минут пешком.
2.12.5.На территории, прилегающей к месторасположению Отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ к парковочным местам является бесплатным.
2.12.6.Вход в Отдел оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:
2.12.6.1.Наименование.
2.12.6.2.Режим работы.
2.13.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.13.1.Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
2.13.1.1.Степень информированности граждан о порядке предоставления муниципальной услуги (наличие различных каналов получения информации о муниципальной услуге, возможность выбора способа получения информации и услуги).
2.13.1.2.Своевременность предоставления муниципальной услуги в соответствии со стандартом ее предоставления, установленным Регламентом.
2.13.1.3.Обеспечение электронного взаимодействия с заявителем при предоставлении услуги с использованием универсальной электронной карты.
2.13.2.При необходимости консультации по вопросам проведения экспертизы ценности документов проводятся в организации - получателе муниципальной услуги.
2.14.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
2.14.1.Муниципальная услуга "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела" предоставляется по каналам электронной связи на уровне консультаций.
2.14.2.Консультации по предоставлению муниципальной услуги осуществляются начальником Отдела или уполномоченным специалистом Отдела по следующим вопросам:
2.14.2.1.о порядке оформления письма, необходимого для предоставления муниципальной услуги;
2.14.2.2.об организации экспертизы ценности документов;
о составлении описей дел, указателей видов документов и справки-объяснения к описи;
2.14.2.3.о составлении исторической справки;
2.14.2.4.по другим интересующим заявителей вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги;
2.14.2.5.консультации и прием начальником Отдела осуществляются в соответствии с режимом работы отдела;
2.14.2.6.время консультирования не должно превышать 20 (двадцать) минут.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Последовательность административных процедур.
3.1.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1.1.2.составление плана-графика упорядочения документов и приема архивных документов от юридических и физических лиц - источников комплектования муниципального архива;
3.1.1.3.прием и регистрация документов получателя муниципальной услуги;
анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги;
3.1.1.4.оказание методической (консультационной) и практической помощи организациям, предприятиям - источникам комплектования;
3.1.1.5.отражение результатов действий по оказанию муниципальной услуги в ежемесячных, полугодовых, годовых отчетах архивного отдела.
3.1.2.Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в приложении N 3 к Регламенту.
Способ фиксации на бумажном носителе.
3.2.Составление плана-графика упорядочения документов и приема архивных документов от юридических и физических лиц - источников комплектования Отдела.
3.2.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является планирование работы Отдела на следующий календарный год в части упорядочения документов, включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации, передачи документов на муниципальное хранение.
3.2.2.План-график упорядочения, подготовки и передачи на муниципальное хранение документов (далее - план-график) составляется ежегодно согласно приложению N 4 (не приводится), утверждается распоряжением администрации Новооскольского района и направляется во все организации списка источников комплектования Отдела.
3.2.3.Результат административной процедуры - утвержденный план-график упорядочения документов и приема-передачи документов в Отдел, предоставленный в организации - источнике комплектования.
Способ фиксации на бумажном носителе.
3.3.Прием и регистрация документов получателя муниципальной услуги.
3.3.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является поступление в Отдел документов получателя муниципальной услуги:
3.3.1.2.согласно плану-графику от организаций - источников комплектования;
3.3.1.3.в инициативном порядке от юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования муниципального архива.
3.3.2.Документы могут быть представлены посредством почтовой, электронной связи, непосредственно представителем организации, источника комплектования.
Поступившие в адрес администрации района документы регистрируются в уполномоченном структурном подразделении - организационно-контрольном секторе.
После рассмотрения первым заместителем главы администрации Новооскольского района - руководителем аппарата главы администрации района и принятия по нему решения, проставления указания (поручения) оригинал обращения передается в Отдел для исполнения.
Документы, адресованные в Отдел, регистрируются непосредственно в архивном отделе.
3.3.3.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 рабочих дня с момента поступления документов. Должностное лицо проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.
3.3.4.Регистрация проводится в журнале регистрации документов (или в электронном журнале регистрации) с занесением следующих реквизитов: номер и дата регистрации, адресант, адрес, вид поступившего документа, контрольный срок исполнения и фактическая дата исполнения.
3.3.5.Регистрация устных обращений производится в журналах консультаций, проводимых начальником и специалистами Отдела.
Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1 и ведется в хронологическом порядке.
3.3.6.Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, должностное лицо готовит документы и направляет на рассмотрение на заседания ЭПК.
3.3.7.При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов, объясняя содержание выявленных нарушений, возвращает документы заявителю и предлагает принять меры по их устранению, при необходимости проводит консультацию с представителем.
3.3.8.Результат административной процедуры - регистрация обращения, документов и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.
Способ фиксации на бумажном носителе.
3.4.Анализ документов, представляемых получателем муниципальной услуги.
3.4.1.Основание для начала административной процедуры - получение начальником Отдела документов получателей муниципальной услуги.
3.4.2.В ходе анализа документов, предоставленных получателем муниципальной услуги, определяется:
3.4.2.1.правомочность получения заявителем муниципальной услуги;
3.4.2.2.качество составления описей дел, исторической справки (или дополнения к исторической справке);
3.4.2.3.объем архивных документов, подлежащих приему в Отдел;
возможные сроки приема документов на хранение в Отдел.
3.4.3.Анализ документов проводится в течение 14 рабочих дней с момента регистрации представленных документов.
3.4.4.В ходе анализа начальник Отдела:
3.4.4.1.проводит экспертизу представленных документов, согласовывает их или готовит заключение по итогам рассмотрения;
3.4.4.2.при необходимости выносит документы на рассмотрение заседания ЭПК;
3.4.4.3.в случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, других документов информирует об этом получателя муниципальной услуги;
3.4.4.4.готовит проект договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;
информирует получателя муниципальной услуги о принятом решении.
3.5.Рассмотрение (экспертиза), согласование и подготовка заключения по итогам рассмотрения документов начальником Отдела включают:
3.5.1.Проведение экспертизы и подготовку заключений, направление описей дел (всех видов) и документов к ним организаций - источников комплектования Отдела, ликвидированных организаций на рассмотрение ЭПК управления по делам архивов Белгородской области (далее - ЭПК) для включения документов в состав Архивного фонда Белгородской области.
3.5.2.Проведение экспертизы, согласование и/или подготовка инструкций по делопроизводству, положений о ведомственных архивах, положений об экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела, муниципальных предприятий, учреждений направляется на рассмотрение ЭПК.
3.5.3.Проведение экспертизы и согласование актов о выделении к уничтожению дел и документов организаций - источников комплектования, муниципальных предприятий и негосударственных организаций согласно договору (соглашению).
3.5.4.Проведение экспертизы и подготовка инструкций по делопроизводству, положений о ведомственных архивах, положений об экспертных комиссиях, номенклатур дел, описей дел негосударственных организаций направляется на рассмотрение ЭПК на основе договоров (соглашений) о сотрудничестве.
3.5.6.Согласованные/утвержденные документы с ЭПК (по 1 представленному экземпляру) направляются в адрес организации, предприятия, их представившего, или передаются представителю организации, ответственному за делопроизводство и архив.
3.5.7.Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги по просьбе организации производится любым доступным способом: по телефону; письменным уведомлением; по электронной почте; через официальный сайт единого портала государственных и муниципальных услуг, через официальный сайт администрации района; через личное общение и консультирование.
3.6.Результатами административной процедуры являются:
3.6.1.определение состава архивных документов, подлежащих приему в Отдел, путем включения документов в состав Архивного фонда Белгородской области, посредством включения в описи дел (всех видов);
3.6.2.согласованная инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положение об архиве, экспертной комиссии (ЭК) источников комплектования, муниципальных предприятий, организаций;
3.6.3.решение об отказе в согласовании документов, перечисленных в пункте 2.9 настоящего Регламента, оформленное в виде заключения, в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 2.6 настоящего Регламента;
3.6.4.заключение договора о сотрудничестве в сфере архивного дела между администрацией Новооскольского района (в лице Отдела) и организацией или договора о передаче документов на муниципальное хранение с ликвидационной комиссией (ликвидатором).
Способ фиксации на бумажном носителе.
3.7.Оказание методической (консультационной) и практической помощи организациям, предприятиям - источникам комплектования:
3.7.1.Методическая (консультационная) и практическая помощь организациям - источникам комплектования, муниципальным предприятиям, ликвидационным комиссиям организаций оказывается в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
3.7.1.2.по отбору и описанию документов для включения их в состав Архивного фонда Белгородской области и подготовке к передаче на муниципальное хранение;
3.7.1.3.по упорядочению документов по личному составу;
по ведению учета документов Архивного фонда Белгородской области и Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
3.7.1.4.по подготовке нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
3.7.1.5.по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных, экспертных служб организаций - источников комплектования.
3.8.Описание последовательности действий при выдаче методической литературы:
3.8.1.уполномоченное должностное лицо определяет перечень методической литературы;
3.8.2.уполномоченное должностное лицо регистрирует методическую литературу в журнале регистрации выдачи методической литературы во временное пользование (далее - журнал регистрации) в течение 20 минут;
3.8.3.заявитель расписывается в журнале регистрации в получении методической литературы;
3.8.4.уполномоченное должностное лицо выдает методическую литературу заявителю; данная административная процедура осуществляется в течение 1 рабочего дня.
3.9.Описание последовательности действий при подготовке и организации семинара, лекции:
3.9.1.Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему семинара, лекции в соответствии с заявкой (заявлением).
3.9.2.Ответственное должностное лицо составляет и согласовывает с начальником Отдела в течение 5 рабочих дней программу проведения семинара, лекции.
3.9.3.Начальник Отдела или должностное лицо Отдела согласовывает с заявителем сроки и место проведения семинара, лекции за 7 дней до начала семинара, лекции.
3.9.4.Проведенный семинар, лекция регистрируются ответственным должностным лицом в журнале регистрации семинаров и лекций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных работниками Отдела для организаций, с указанием даты, названия организации, ФИО должности организатора, названия рассмотренных тем.
3.9.5.Данная административная процедура осуществляется в срок не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления).
3.10.Описание последовательности действий при оказании консультации:
3.10.1.Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему консультации в соответствии с заявкой (заявлением).
3.10.2.Консультация проводится по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.
3.10.3.Консультация предоставляется в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи. На заявку (заявление), поступившую по почте, в электронном виде, по сети Интернет, - в течение 5 рабочих дней.
3.10.4.Ответственное должностное лицо в течение 15 минут регистрирует оказание консультации в журнале учета консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных работниками Отдела для организаций, с указанием даты, названия организации, адреса организации, ФИО, должности организатора, краткого содержания консультации.
3.10.5.Результатами административной процедуры являются: проведение семинаров для представителей организаций, предприятий по вопросам делопроизводства и архивного дела; устных консультаций по вопросам экспертизы ценности, описания (упорядочения), архивно-технической обработки документов, местонахождения документов по личному составу организаций, не передавших архивные документы на хранение в Отдел; по составлению исторических справок, описей дел, номенклатур, инструкций, положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях.
Способ фиксации результата выполненной административной процедуры - на бумажном носителе.
3.11.Отражение результатов административных процедур по оказанию муниципальной услуги.
3.11.1.Результаты административных процедур по оказанию муниципальной услуги находят отражение в ежемесячных, полугодовых, годовых отчетах Отдела, статистическом отчете на основе паспортизации ведомственных архивов.
3.11.2.Количественные показатели документов, находящихся на ведомственном архиве, указанные в паспорте ведомственного архива на 1 декабря текущего года, включаются в годовой статистический отчет Отдела.
Приложения
2013-04-22 Приложение к Постановлению от 22 апреля 2013 года № 570