Приложение к Постановлению от 29.12.2012 г № 597 Административный регламент
Административный регламент предоставления администрацией муниципального района «Волоконовский район» белгородской области в лице архивного отдела администрации района муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации» 1. общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
Административный регламент предоставления администрацией муниципального района "Волоконовский район" Белгородской области в лице архивного отдела администрации района муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Волоконовского района Белгородской области, а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями области (далее - органы и организации) при предоставлении муниципальной услуги.
Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.
1.2.Описание заявителей
В качестве заявителей выступают юридические лица, российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства, заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги (далее - заявитель).
Заявителю подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
1.3.Порядок информирования о порядке предоставления муниципальной услуги
Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации района.
Сведения о местонахождении и графике работы архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) - www.gosuslugi31.ru.
Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 309650, Белгородская область, Волоконовский район, п. Волоконовка, ул. Ленина, д. 18.
Электронный адрес архивного отдела: arhiv.volokonovka@yandex.ru.
Телефон архивного отдела: 8 (47235) 5-04-08.
Режим работы архивного отдела: понедельник - пятница: с 8.00 до 17.00, суббота, воскресенье - выходные дни.
График приема запросов: понедельник - среда: с 8.00 до 12.00.
Телефон архивного отдела Белгородской области: (4722) 55-75-98.
Местонахождение центрального аппарата Росархива и его почтовый адрес: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12.
Электронный адрес Росархива: rosarhiv@archives.ru.
Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:
- по телефону;
- по письменным обращениям, а также при личном обращении;
- по электронной почте, а также на официальном сайте администрации Волоконовского района Белгородской области - www.voladm.ru (далее - официальный сайт).
По телефону должностные лица архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов юридических лиц, граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.
Информирование при личном обращении осуществляется должностным лицом архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела.
Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется на официальном сайте архивного отдела Белгородской области, Росархива, в Справочно-информационном портале "Государственные и муниципальные услуги".
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации.
2.2.Наименование органа, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией муниципального района "Волоконовский район" Белгородской области в лице архивного отдела администрации района (далее - архивный отдел) во взаимодействии с архивным отделом Белгородской области, Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).
Непосредственное исполнение запросов юридических лиц, российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, в том числе и направляемых в иностранные государства, осуществляют архивный отдел, учреждения и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
2.3.Результаты предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
1) информационные письма;
2) архивные справки;
3) архивные выписки;
4) архивные копии;
5) тематические перечни;
6) тематические подборки копий архивных документов;
7) ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
8) рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
9) уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие учреждения и организации.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
Запросы, поступившие в органы местного самоуправления, архивный отдел, иные организации, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель органа местного самоуправления либо уполномоченное на это лицо, руководитель архивного отдела, организации вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
Поступившие в архивный отдел, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009 г., N 1, ст. 1; 2009 г., N 1, ст. 2);
Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993 г., N 6);
Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991 г., N 17, ст. 496);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004 г., N 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 2006 г., N 165, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 31 (1 ч.), ст. 3448);
закон Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006 г., N 87);
Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 29.10.2010 N 321 "Об утверждении административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 17.01.2011, N 19523, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 7, 14.02.2011);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, "Российская газета", N 89, 20.05.2009);
Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с Унифицированной системой документации, Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, Требованиями к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации) (Издательство стандартов, 2003 г. (Требования к оформлению документов). По заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается. - Письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 4 апреля 2003 года N 07/3276-ЮД ("Экономика и жизнь", 2003 г., N 17; Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации, 2003 г., N 5);
Устав муниципального района "Волоконовский район" Белгородской области, зарегистрированный 30 августа 2007 года N 315060002007001.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их предоставления
Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- письменный запрос, в котором указываются следующие данные: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения (приложения N 2, N 3, N 4 к настоящему Регламенту), согласие на обработку персональных данных (приложение N 6 к настоящему Регламенту);
- документ, удостоверяющий личность (для физических лиц);
- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт) и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица (доверенность, оформленная в установленном порядке);
- документы, подтверждающие полномочия руководителя юридического лица, в случае если предоставление заявления осуществляется лично им (приказ, положение, протокол общего собрания или иное подтверждение в соответствии с учредительными документами юридического лица);
- документы о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имени, отчества родителей (для справки о рождении);
- документы об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
- документы о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
- документы о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;
- документы о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
- о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
Требовать от заявителей иные документы, не предусмотренные настоящим пунктом, не допускается.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Оснований для отказа в приеме документов нет.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- предоставление заявителем неполного комплекта документов, предусмотренного настоящим Регламентом;
- при представлении сведений, не подлежащих разглашению в соответствии с законодательством Российской Федерации, включая сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, или сведения конфиденциального характера;
- неправильно оформленные или утратившие силу документы;
- не поддающееся прочтению заявление, содержащее нецензурные или оскорбительные выражения;
- отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;
- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
- заявление либо запрос представлены без подписи, без указания фамилии, имени, отчества физического лица и (или) его почтового адреса, без указания полного наименования организации, ее почтового адреса и указания фамилии, имени, отчества руководителя или уполномоченного представителя организации.
Если запросы не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного отдела, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Белгородской области, правовыми актами Волоконовского района
Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги - не более 15 минут.
Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - не более 10 минут.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги
Вход в помещение для предоставления муниципальных услуг населению является свободным с учетом распорядка работы и графика приема граждан.
Прием заявителей проводится в порядке живой очереди либо по записи.
Помещение для информирования населения о порядке предоставления муниципальных услуг должно быть оборудовано информационными стендами, предназначенными для ознакомления посетителей с информационными материалами, стульями, столом для возможного оформления документов, обеспечивается необходимым оборудованием, канцелярскими принадлежностями, информационными и методическими материалами, наглядной информацией.
На информационных стендах размещаются следующие информационные материалы:
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, которые заявитель должен представить для предоставления муниципальной услуги;
- образцы заполнения документов;
- адреса, номера телефонов и факса, график работы, адрес электронной почты структурного подразделения муниципального образования, предоставляющего муниципальную услугу;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- административный регламент;
- необходимая оперативная информация о предоставлении муниципальной услуги;
- сведения о перечне предоставляемых муниципальных услуг.
При изменении условий и порядка предоставления муниципальной услуги информация об изменениях должна быть выделена цветом и пометкой "ВАЖНО".
Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, рекомендуется оборудовать информационные стенды карманами формата A4, в которых размещать информационные листки.
Текст материалов, размещаемых на стендах, должен быть напечатан удобным для чтения шрифтом, основные моменты и наиболее важные места выделены.
Места ожидания в очереди должны иметь стулья. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но составляет не менее 5 - 6 мест.
В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общего пользования (туалетов).
Кабинет для приема граждан оборудуется информационной табличкой с указанием наименования отдела, фамилий, имен, отчеств и должностей специалистов, осуществляющих прием посетителей, графика работы.
Прием посетителей происходит на рабочих местах специалистов, которые оборудуются персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройством, телефонами.
В архивном отделе непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями организовано в отдельных кабинетах для каждого ведущего прием специалиста с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
2.13.Показатели доступности и качества муниципальных услуг, количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, и иные показатели качества и доступности предоставления муниципальной услуги
Муниципальная услуга определяется двумя основными характеристиками: доступностью и качеством, представляющими собой совокупность количественных и качественных параметров, позволяющих измерять, учитывать, контролировать и оценивать результат предоставления муниципальной услуги.
Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- ясность и качество информации, объясняющей порядок и условия предоставления муниципальной услуги (включая необходимые документы), информация о правах заявителя;
- усовершенствование системы пространственно-ориентирующей информации (наличие информационных стендов, указателей);
- оказание содействия заявителю в сборе необходимых документов для предоставления муниципальной услуги путем направления запросов в другие государственные органы и органы местного самоуправления и организации в порядке межведомственного обмена;
- предоставление заявителям возможности распечатки бланка заявления, направления обращения и получения ответа в электронном виде через интернет-сайт.
Показателями качества и эффективности муниципальной услуги являются:
- удовлетворенность получателей услуги от процесса получения муниципальной услуги и ее результата;
- комфортность ожидания и получения муниципальной услуги;
- компетентность специалистов отдела в вопросах оказания муниципальной услуги (грамотное предоставление консультаций и прием документов, точность обработки данных, правильность оформления документов);
- культура обслуживания (вежливость, тактичность и внимательность специалистов отдела, готовность оказать эффективную помощь получателям муниципальной услуги при возникновении трудностей);
- соответствие требованиям настоящего Регламента, в т.ч. строгое соблюдение последовательности и сроков выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги;
- количество заявителей, получивших муниципальную услугу по предварительной записи, соотношение к общему количеству заявителей;
- результаты служебных проверок;
- исполнительская дисциплина;
- эффективность и своевременность рассмотрения заявлений, обращений и жалоб граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги.
В процессе получения муниципальной услуги заявитель дважды встречается с должностным лицом, оказывающим муниципальную услугу: при подаче заявления с полным пакетом документов и при получении результата оказания муниципальной услуги. В процессе производства муниципальной услуги заявитель может обратиться к специалисту за справкой о ходе предоставления услуги и возможности ее ускорения по телефону: 8 (47235) 5-04-08. Заявитель, обратившийся по вопросу получения документа, предусмотренного настоящим Регламентом, должен при соблюдении норм, установленных настоящим Регламентом, иметь возможность получить документ в установленный срок.
2.14.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме
При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме осуществляется:
предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге;
подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и прием таких запросов и документов с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) - www.gosuslugi31.ru;
получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их
выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
Описание последовательности прохождения процедуры предоставления муниципальной услуги предоставлено в блок-схеме (приложение N 1 к настоящему Регламенту).
3.1.Состав административных процедур
3.1.1.Регистрация запросов и передача их на исполнение.
3.1.2.Анализ тематики поступивших запросов.
3.1.3.Направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости).
3.1.4.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
3.1.5.Подготовка ответов заявителям.
3.1.6.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.1.7.Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченным органом исполнительной власти Белгородской области в области архивного дела).
3.1.8.Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.2.Последовательность выполнения административных процедур
3.2.1.Регистрация запросов и передача их на исполнение
Поступившие в архивный отдел письменные запросы регистрируются сотрудником архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции. Регистрация документов осуществляется путем проставления на запросе штампа архивного отдела с входящим номером и датой поступления и фиксирования в журнале входящей корреспонденции. Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления запроса.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Определение конкретного сотрудника, исполняющего запрос, осуществляет начальник архивного отдела.
Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностным обязанностям исполнителя.
Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента передачи запроса после его регистрации.
Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном запросе визы с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления визы.
Завизированный запрос передается конкретному исполнителю, указанному на визе.
3.2.2.Анализ тематики поступивших запросов
Инициирующим событием для анализа тематики поступившего запроса является поступление непосредственно исполнителю зарегистрированного и завизированного запроса. Муниципальные служащие архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивных учреждениях области научно-справочного аппарата и информационных материалов.
В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
3.2.3.Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации
По итогам анализа тематики поступивших запросов архивный отдел, при необходимости, направляет запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, архивный отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела.
При направлении запросов на исполнение по принадлежности архивный отдел администрации Белгородской области, при необходимости, уведомляет архивные отделы администраций муниципальных районов и организации о запросах, по которым архивные справки, архивные выписки и архивные копии требуют проставления апостиля.
3.2.4.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
Работники архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.
Работники архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище. Документы из архивохранилищ выдаются в день оформления требования на выдачу.
Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.
3.2.5.Подготовка ответов заявителям
Подготовку ответов заявителям осуществляет архивный отдел, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:
- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письма с иными сведениями, направленного заявителю;
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
3.2.6.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Архивный отдел, органы и организации, исполняющие запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного муниципального архива, органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.
Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.2.7.Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
Архивный отдел администрации Белгородской области проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Белгородской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями, осуществляется после их письменного обращения с представлением в архивный отдел администрации Белгородской области образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
Срок исполнения данной административной процедуры при условии представления необходимых документов, обозначенных в пункте 2.6, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.
В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.
3.2.8.Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей, в том числе и предназначенные для направления в государства - участники СНГ.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивным отделом, другими органами и организациями в МИД России.
В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений архивный отдел с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.
Подготовленные архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в архивный отдел администрации Белгородской области вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.
После проставления апостиля архивный отдел администрации Белгородской области направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1.Порядок осуществления текущего контроля
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела.
Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Белгородской области.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок
Контроль за исполнением муниципальной услуги включает в себя установленную архивным отделом администрации Белгородской области полугодовую отчетность архивных отделов муниципальных районов области о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие архивного отдела.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.Ответственность муниципальных служащих
В случае выявления нарушений прав граждан к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4.Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги
Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности о предоставлении муниципальной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.
Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела и через Справочно-информационный портал "Государственные и муниципальные услуги".
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги
на основании настоящего Регламента
5.1.Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего
Заявитель может обратиться с жалобой (приложение N 5 к настоящему Регламенту) в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2.Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы
Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются муниципальными правовыми актами.
Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, фамилию, имя, отчество должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.