Приложение к Постановлению от 24.10.2011 г № 889 Административный регламент
Административный регламент по исполнению архивным отделом администрации прохоровского района белгородской области муниципальной функции «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела» I. общие положения наименование муниципальной функции
1.Административный регламент архивного отдела администрации Прохоровского района Белгородской области по исполнению муниципальной функции по оказанию методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества исполнения функции по оказанию методической и практической помощи органам государственной власти, органам местного самоуправления муниципальных образований области и организациям (далее - органы и организации) по вопросам архивного дела и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Прохоровского района Белгородской области (далее - архивный отдел) при исполнении муниципальной функции.
Нормативно-правовое регулирование
исполнения муниципальной функции
2.Исполнение муниципальной функции по оказанию методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (далее - муниципальная функция) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 03.11.2010) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 16.09.2003);
закон Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный N 13893) ("Российская газета", N 89, 20.05.2009));
Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263).
Орган по исполнению муниципальной функции
3.Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел.
Непосредственными исполнителями муниципальной функции являются муниципальные служащие архивного отдела.
Результаты исполнения муниципальной функции
4.Результатом исполнения муниципальной функции являются:
- проведение консультаций;
- подготовка заключений на предоставляемые к рассмотрению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного отдела Белгородской области инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах организаций;
- проведение обучающих семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов с раздачей методических рекомендаций по теме (при необходимости).
II.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
Описание требований к месту исполнения муниципальной функции
5.Время в пути от остановки общественного транспорта до места исполнения муниципальной функции с учетом пешеходной доступности составляет не более 10 минут пешком.
На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.
Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
Вход в помещение оборудуется пандусами, расширенными проходами, перилами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ заявителей, включая инвалидов и инвалидов, использующих кресла-коляски.
Вход в архивный отдел оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:
- наименование;
- место нахождения;
- режим работы.
Места информирования, ожидания оборудуются:
- информационными стендами;
- стульями и столами для возможности оформления документов;
- образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.
В архивном отделе непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями организовано в отдельных кабинетах для каждого ведущего прием специалиста с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего исполнение муниципальной функции.
Порядок информирования об исполнении муниципальной функции
6.Информирование о правилах исполнения муниципальной функции осуществляется архивным отделом.
7.Сведения о местонахождении и графике работы архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте: procharch@yandex.ru.
Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес:
309000, Белгородская область, п. Прохоровка, ул. Колхозная, 1.
Электронный адрес архивного отдела: procharch@yandex.ru.
Телефоны архивного отдела: (47 242) 2-18-48.
8.Режим работы архивного отдела:
понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
График приема запросов:
Понедельник - пятница: 8.00 - 12.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
9.Информирование по процедуре исполнения муниципальной функции производится:
- по телефону;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения;
- на официальном сайте архивного отдела;
- на информационном стенде в помещении, предназначенном для приема документов от юридических и физических лиц.
10.Информирование по телефону осуществляется должностным лицом архивного отдела по справочным телефонам в соответствии с графиком работы архивного отдела. Должностное лицо архивного отдела дает исчерпывающую информацию по процедуре исполнения муниципальной функции.
11.Информирование при личном обращении осуществляется должностным лицам архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела.
12.При информировании по процедуре исполнения муниципальной функции по письменным обращениям ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес заявителя или его представителя в срок, составляющий 10 дней с момента регистрации обращения.
13.При информировании по процедуре исполнения муниципальной функции по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.
Основание для исполнения муниципальной функции
14.Основанием для исполнения муниципальной функции является:
- устное, письменное обращение (заявление) пользователя, а также обращение, поступившее по электронной почте в адрес архивного отдела, о необходимости оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела. К заявлению могут быть приложены соответствующие документы;
- графики проведения семинаров, утвержденные начальником архивного отдела и согласованные с источниками комплектования.
Сроки и условия исполнения муниципальной функции
15.Время ожидания заявителя в очереди при подаче заявления об исполнении муниципальной функции и при получении результата исполнения не должно превышать 30 минут.
16.Срок регистрации обращения (заявления) пользователя о необходимости оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела при личном обращении в архивный отдел не должен превышать 5 минут после прохождения административной процедуры приема документов, установления права и оформления заявления на исполнение муниципальной функции.
17.Заявления, поступившие по почте или в электронном виде, регистрируются в течение 1 дня с момента поступления их в архивный отдел.
18.Срок предоставления муниципальной функции может устанавливаться по согласованию сторон.
Перечень оснований для отказа в исполнении
муниципальной функции
19.Вопрос находится вне компетенции архивного отдела.
Другие положения, характеризующие требования
к исполнению муниципальной функции
20.Архивный отдел осуществляет исполнение муниципальной функции по вопросам делопроизводства и архивного дела бесплатно.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при исполнении
муниципальной функции
21.Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрацию обращения (заявления), поступившего от заявителя;
- оказание методической помощи в форме консультирования юридических и физических лиц по устному обращению при личном приеме или по телефону;
- оказание методической помощи по заявлению, поступившему по почте или в электронном виде;
- оказание методической (при необходимости - практической) помощи с выходом на место в организацию - источник комплектования архивного отдела и предприятие, находящееся в стадии банкротства;
- проведение обучающих семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов с раздачей методических рекомендации по теме.
Регистрация обращений (заявлений)
и передача их на исполнение
22.Поступившие в архивный отдел заявления юридических и физических лиц регистрируются ответственным сотрудником архивного отдела в день поступления в специальном журнале.
Регистрация документов осуществляется путем проставления на заявлении штампа архивного отдела с входящим номером и датой поступления. Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления заявления.
23.Определение конкретного сотрудника, исполняющего запрос, осуществляет начальник архивного отдела.
Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностным обязанностям исполнителя.
Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента передачи заявления после его регистрации.
Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном заявлении визы с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления визы.
Завизированный запрос передается конкретному исполнителю, указанному на визе.
24.При поступлении в архивный отдел обращения пользователя по электронной почте обращение распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Оказание методической помощи в форме консультирования
юридических и физических лиц по устному обращению
при личном приеме или по телефону
25.Основанием для начала действия является устное обращение юридического или физического лица при личном приеме или по телефонному звонку.
26.При ответах на телефонные звонки и устные обращения при личном приеме муниципальные служащие архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся лиц по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
27.Ответ на обращение дается в день обращения.
28.Устные консультации не требуют последующего письменного оформления своего содержания.
29.Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 20 (двадцати) минут.
Оказание методической помощи по заявлению,
поступившему по почте или в электронном виде
30.Инициирующим событием для начала действия является поступление непосредственно исполнителю зарегистрированного и завизированного обращения.
31.Исполнитель готовит методические материалы (в т.ч. копии образцов бланков описей, архивных справок, актов, номенклатур дел, положений об архиве и экспертной комиссии и т.д.) и направляет их на почтовый или электронный адрес пользователей.
32.В случае направления документов (инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии, положений об архиве, номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу) на экспертизу исполнитель готовит заключение по результатам рассмотрения.
33.Оказание методической помощи юридическим лицам осуществляется в плановом и внеплановом порядке в рамках отведенного на этот вид деятельности бюджета рабочего времени.
34.Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней. Кроме того, срок может устанавливаться по согласованию сторон.
Оказание методической (при необходимости - практической)
помощи с выходом на место в организацию - источник
комплектования архивного отдела и предприятие,
находящееся в стадии банкротства
35.Инициирующим событием для начала действия является:
- поступление в архивный отдел обращения (заявления) о необходимости оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела с выходом на место (внеплановые посещения);
- посещение в соответствии с планом работы архивного отдела на текущий год.
36.В случае поступления заявления от предприятия, находящегося в стадии банкротства, к заявлению должны прилагаться документы, подтверждающие банкротство (решение арбитражного суда).
37.Решение о плановых и внеплановых посещениях для оказания методической помощи принимает начальник архивного отдела.
38.В ходе исполнения административной процедуры муниципальный служащий архивного отдела:
- определяет состав документов, подлежащих дальнейшему хранению;
- в случае, если предприятие не является источником комплектования архивного отдела, заключает договор о передаче дел на хранение;
- проводит экспертизу ценности документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- определяет обеспеченность организации нормативно-методическими документами в области делопроизводства и архивного дела, внедрение их в практику работы;
- дает рекомендации по обеспечению сохранности, соблюдению нормативных условий и нормативных режимов хранения и организации хранения архивных документов; при отсутствии ответственного за архив - рекомендации о возложении обязанностей о ведении архива и делопроизводства на должностное лицо;
- дает рекомендации по ведению учетных документов, составлению и оформлению описей дел, паспорта архива, ведению и качеству формирования наблюдательных дел;
- рекомендует привлекать для проведения экспертизы ценности документов юридических и физических лиц, имеющих право на соответствующий вид работы.
39.Срок исполнения данной административной процедуры - 1 день.
Проведение обучающих семинаров и совещаний
по вопросам организации делопроизводства
и ведомственного хранения документов
40.Основанием для организации проведения обучающих семинаров и совещаний является:
- поступление в архивный отдел заявления юридического лица о проведении семинара (совещания);
- в соответствии с планом работы архивного отдела (проведения семинаров).
41.Основные мероприятия по организации и проведению семинара:
- определение состава оргкомитета и контингента участников, времени и места проведения семинара;
- разработка и утверждение программы семинара (совещания);
- проведение организационных мероприятий (оформление писем, извещений, приглашений, подготовка показа киноинформации и т.д.);
- проведение семинара, совещания;
- анализ и оценка работы совещания, семинара.
42.Основанием для отказа (для переноса) в проведении семинара является неукомплектованность группы для проведения семинара.
43.Срок исполнения данной административной процедуры зависит от объема предоставляемой методической информации и согласовывается с органами и организациями.
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
40.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела, заместителем главы администрации муниципального района, курирующим архивное дело.
41.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Белгородской области, муниципального района.
42.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) муниципальных служащих архивного отдела.
43.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
44.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.
45.Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные гражданские служащие администрации муниципального района.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего регламента
46.Рассмотрение жалоб осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
47.Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, решения, принятые ими в ходе исполнения муниципальной функции.
48.Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной заявителем лично (представителем заявителя) или направленной в виде почтового отправления.
49.В части досудебного (внесудебного) обжалования заявитель (его представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в архивный отдел, непосредственно к начальнику архивного отдела, в вышестоящие органы муниципальной власти:
- главе администрации муниципального района;
- заместителю главы администрации муниципального района, курирующему архивное дело.
50.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
51.Начальник архивного отдела:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
52.Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.
53.Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
54.Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
55.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
56.Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
57.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Начальник архивного отдела
администрации Прохоровского района
О.ТИТОВА