Приложение к Распоряжению от 07.11.2008 г № 569-Р Регламент
Регламент проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов главы администрации района 1. общие положения
1.1.Настоящий Регламент определяет порядок работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов главы администрации района (далее - документы).
1.2.Настоящий Регламент разработан на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, Устава муниципального района "Ивнянский район", Инструкции по делопроизводству в администрации Ивнянского района, утвержденной распоряжением главы местного самоуправления района от 10 мая 2007 года N 210-р, постановления главы администрации района от 23 октября 2008 года N 351 "Об утверждении Регламента подготовки нормативных правовых и распорядительных актов главы администрации Ивнянского района".
2.Проверка и представление на подпись проектов
организационно-распорядительных документов
главы администрации района
2.1.Проекты организационно-распорядительных документов разрабатываются в структурных подразделениях администрации района (далее - структурные подразделения) в соответствии с установленным порядком.
2.2.Проекты документов принимаются на проверку в общем отделе аппарата главы администрации района с 8-00 до 16-30 часов.
Проекты документов, поступившие на проверку после 16-30 часов, проверяются на следующий рабочий день.
2.3.Проект документа, распечатанный на бумаге форматом А4, с листом согласования, завизированным руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, поступает в организационно-контрольный отдел для оформления листа подготовки нормативно-правовых актов и распорядительных документов. К проектам документов, подготовленных в соответствии с письмами и нормативно-правовыми актами вышестоящих органов, прилагаются их копии.
К проектам документов о внесении изменений и дополнений в ранее изданные документы прилагаются копии первоначально изданных документов.
2.4.Сотрудник общего отдела, ответственный за проверку проектов документов, проверяет проект документа в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации района, правилами орфографии и особенностями официально-делового стиля. Проекты документов проверяются в порядке очередности их представления на проверку.
При наличии замечаний проект документа возвращается исполнителю для доработки, доработанный проект обязательно повторно вычитывается.
При отсутствии замечаний проект документа возвращается исполнителю с пометкой "В печать" для распечатки на бланке соответствующего вида документа и согласования со всеми заинтересованными сторонами.
2.5.Согласованный и завизированный руководителями органов исполнительной власти, сторонних организаций проект документа на бланке установленной формы в одном экземпляре с листом согласования исполнитель передает сотруднику общего отдела, ответственному за проверку проектов документов.
К проекту документа, при необходимости разъяснения его положений, прилагается пояснительная записка.
Исполнитель, подготовивший проект документа, подписывает лист согласования, заполняет лист рассылки (прилагается), проставляет на листе рассылки подпись с указанием фамилии, имени, отчества, номер рабочего телефона и дату заполнения листа рассылки.
К объемным проектам документов прилагаются электронные версии документов.
2.6.Начальник общего отдела, ответственный за проверку проектов документов, осуществляет завершающую проверку проекта, проверяет наличие листа согласования и листа рассылки и при отсутствии замечаний делает отметку "Проверено", в которой имеется подпись и дата, на оборотной стороне нижней части бланка документа.
2.7.Начальник общего отдела проверяет представленный проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации района, Регламентом подготовки нормативно-правовых и распорядительных актов главы администрации Ивнянского района.
2.8.Начальник общего отдела регистрирует проект документа в журнале учета документов, представляемых на визу первому заместителю главы администрации района - руководителю аппарата главы администрации района и подпись главы администрации района, передает проекты документов через секретаря приемной на визу первому заместителю главы администрации района - руководителю аппарата главы администрации района, завизированные проекты документов - в приемную главы администрации района через специалиста 1 категории общего отдела на подпись главе администрации района.
2.9.Принятые и изданные документы поступают в общий отдел на регистрацию, обработку, отправку и хранение.
3.Регистрация, обработка, отправка и хранение
документов главы администрации района, приказов
заместителей главы администрации района
3.1.Документы регистрируются по видам документов в журналах регистрации за соответствующий год сотрудником общего отдела, ответственным за отправку документов.
3.2.Зарегистрированные документы передаются сотрудником общего отдела, ответственным за отправку документов, машинистке 1 категории общего отдела для копирования.
3.3.Копии документов на бумажных носителях, заверенные печатями общего отдела, специалист 1 категории общего отдела, ответственный за отправку документов согласно листу рассылки, отправляет по адресатам.
3.4.Машинистка 1 категории общего отдела, ответственная за отправку документов по электронной почте, при наличии электронной версии документа, представленной исполнителем, сверяет ее с подлинником документа, регистрирует, сохраняет в папке за соответствующий месяц и отправляет по электронной почте по листу рассылки.
3.5.После отправки электронной версии документа по электронной почте машинистка 1 категории общего отдела, ответственная за отправку документов, в листе рассылки проставляет дату отправки, отметку о направлении документа адресатам, личную подпись и ее расшифровку.
3.6.Принятые документы хранятся в общем отделе в папках по видам документов за соответствующий месяц и год до передачи их в архивный отдел управления по социально-культурному развитию администрации района.
4.Заключительные положения
4.1.Ответственность за смысловое содержание проекта документа, соответствие названий организаций, наименований предприятий и учреждений фактически существующим, правильность написания фамилий и инициалов руководителей, специальных терминов, наличие установленных виз и дат визирования несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, подготовивший проект документа.
4.2.Ответственность за соответствие проекта документа стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля, своевременную отправку документа адресатам по почте (копии на бумажных носителях) и по электронной почте несет начальник общего отдела и специалисты этого отдела.
4.3.Ответственность за составление листа рассылки несет исполнитель проекта документа.
Если документ направляется организациям, не входящим в утвержденный указатель рассылки, то исполнитель вносит в лист рассылки наименование этих организаций и их почтовые адреса.
Органы (организации) (их правопреемники) должны указываться исполнителем в листе рассылки для отправки документов, изменяющих или дополняющих ранее изданные акты.
4.4.Ответственность за ежедневное прочтение документов, отправляемых по электронной почте из администрации района в администрации городского, сельских поселений, учреждения, организации, несут сотрудники подразделений согласно должностным обязанностям.