Постановление Администрации г. Белгорода Белгородской области от 01.10.2012 № 195
Об утверждении Положения об управлении проектами в городском округе "Город Белгород"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДАот 1 октября 2012г. №195 Об утверждении Положения об управлении проектами в городском округе "Город Белгород" В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Обобщих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации", в целях приведения нормативных правовых актов городскогоокруга "Город Белгород" по проектному управлению в соответствие спостановлением правительства Белгородской области от 31.05.2010 года №202-пп "Об утверждении Положения об управлении проектами в органахисполнительной власти и государственных органах Белгородской области"(в редакции постановлений правительства Белгородской области от 25.04.2011 года № 155-пп, от 05.12.2011года № 447 -пп), постановляю: 1. Утвердить Положение об управлении проектами в городском округе"город Белгород" (далее - Положение) (прилагается). 2. Структурным подразделениям администрации города Белгорода приразработке и реализации проектов руководствоваться Положением обуправлении проектами в городском округе "город Белгород". 3. Считать утратившим силу постановление администрации городаБелгорода от 21.09.2010 года №166 "Об утверждении Положения обуправлении проектами в администрации города Белгорода". 4. Управлению информации и массовых коммуникаций (Морозов А.В.)обеспечить опубликование настоящего распоряжения в газете "НашБелгород". 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации города по управлению проектамиразвития территорий Чехунова В.В. Глава администрации города Белгорода С. Боженов УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации города Белгорода от 01 октября 2012 года №195 Положение об управлении проектами в городском округе "Город Белгород" 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет условия и порядок примененияпринципов управления проектами администрацией городского округа "ГородБелгород". 1.2. Настоящее Положение применяется для управления проектами,направленными на достижение целей, определенных Стратегиейсоциально-экономического развития Белгородской области на период до2025 года, Стратегией развития города Белгорода до 2025 года,областными целевыми программами, нормативными правовыми актамиГубернатора и правительства Белгородской области, поручениямиГубернатора области, городскими целевыми программами, нормативнымиправовыми и распорядительными актами администрации города Белгорода,поручениями главы администрации города Белгорода. 2. Понятия и определения 2.1. Проект - комплекс мероприятий и работ, направленный надостижение определенной цели, ограниченный во времени определеннымисроками начала и окончания, выполнение которого имеет однократный(неповторяющийся) характер, реализуемый администрацией городаБелгорода, структурными подразделениями администрации города,подведомственными организациями, хозяйствующими субъектами. 2.2. Цель проекта - запланированное желаемое состояние объектауправления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна: - отражать ожидаемый полезный эффект от исполнения проекта; - иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения; - быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляетсяпроект. 2.3. Результат проекта - материальное выражение социальных,экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных врезультате осуществления проекта. 2.4. Инициатор проекта - физическое или юридическое лицо(государственный орган области, орган исполнительной власти области,администрация города Белгорода, хозяйствующий субъект), котороевыступает с обоснованием необходимости и возможности реализациипроекта. Инициатор проекта может представлять интересы заказчика,исполнителя или координирующего органа проекта. 2.5. Участники проекта: 2.5.1. Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо(государственный орган области, орган исполнительной власти области,администрация города Белгорода, хозяйствующий субъект), прямо иликосвенно заинтересованные в достижении цели проекта и приобретенииправ на использование результатов проекта, которые выделяют средства,необходимые для реализации проекта. 2.5.2. Исполнитель проекта - физическое или юридическое лицо(государственный орган области, орган исполнительной власти области,администрация города Белгорода, хозяйствующий субъект), котороепринимает на себя обязательства перед заказчиком проекта по достижениюцелей проекта и эффективному использованию средств, выделенных дляреализации проекта. 2.5.3. Координирующий орган проекта - администрация городаБелгорода, осуществляющая организационное сопровождение и мониторингразработки и реализации проекта. 2.6. Группа управления проектом - группа лиц, представляющихинтересы заказчика, исполнителя и координирующего органа проекта входе его реализации. В группу управления проектом входят: 2.6.1. Представитель заказчика проекта - уполномоченноезаказчиком проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях совсеми участниками проекта. 2.6.2. Куратор проекта - уполномоченное координирующим органомпроекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всемиучастниками проекта. 2.6.3. Руководитель проекта - уполномоченное исполнителем проекталицо, наделенное полномочиями по управлению всеми работами проекта. 2.7. Рабочая группа проекта - группа лиц, непосредственновыполняющих работы проекта. В рабочую группу проекта входят: 2.7.1. Администратор проекта - лицо, назначаемое принеобходимости руководителем проекта, ответственное за организацию иподдержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) междуучастниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архивадокументов проекта. 2.7.2. Оператор мониторинга проекта - лицо, назначаемоекоординирующим органом проекта, отвечающее за размещение и обеспечениеактуальности информации о текущем состоянии проекта в РИАС "ПУВП"Электронное правительство Белгородской области". 2.7.3. Ответственные по направлениям - лица, непосредственновыполняющие мероприятия и работы проекта. 2.8. Организационное сопровождение проекта - координациямежведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемаякуратором проекта на протяжении всех этапов проекта. 2.9. Мониторинг проекта - специально организованноесистематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта сцелью предоставления сводной информации внешним по отношению к проектупользователям. 2.10. Команда проекта - группа управления и рабочая группапроекта. 2.11. Экспертная комиссия - постоянно действующий совещательно -консультационный орган, образованный в целях экспертного рассмотренияпроектов, инициированных на территории городского округа "ГородБелгород" 3. Порядок формирования организационной структуры проекта 3.1. Организационная структура (команда проекта) проекта:формируется при инициации и планировании проекта и расформировываетсяпри его закрытии; - состоит из группы управления проектом и рабочей группы проекта; - обеспечивает эффективное взаимодействие участников проекта. 3.2. Группа управления проектом формируется в следующем порядке: 3.2.1. На основании инициативной заявки уведомительного характерана открытие проекта (далее - Инициативной заявки) инициатора, покоторой координирующим органом проекта в установленном порядкеопределена администрация города Белгорода, координирующий органпроекта: - назначает куратора проекта и оператора мониторинга проекта; - совместно с инициатором определяет заказчика и исполнителяпроекта. 3.2.2. Заказчик проекта: - формулирует цель проекта, определяет способ ее достижения итребования к результату; - определяет объем и источники финансирования проекта; - назначает ответственное лицо - представителя заказчика проектадля представления своих интересов, связанных с реализацией проекта. 3.2.3. Исполнитель проекта: - назначает руководителя проекта и администратора проекта,определяет персональную ответственность за достижение цели проекта,эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническоеобеспечение и документооборот по проекту; - обеспечивает разработку и реализацию проекта в соответствии стребованиями к результату проекта. 3.3. Рабочая группа проекта формируется на базе исполнителяпроекта в следующем порядке: 3.3.1. Руководитель проекта: - определяет порядок работы и состав рабочей группы, требования кспециалистам, участие которых необходимо для качественного исвоевременного выполнения работ проекта; - осуществляет подбор специалистов в рабочую группу из кадровогорезерва проектного управления и (или) самостоятельно; - направляет запрос о включении сотрудников структурныхподразделений администрации города, хозяйствующих субъектов в рабочуюгруппу проекта в адрес их руководителей по основному месту работы; - организует работу рабочей группы, направленную на достижениецелей проекта; - изменяет состав рабочей группы по мере необходимости в течениеразработки и реализации проекта; - направляет информацию об итогах работы сотрудников в проекте поосновному месту работы, а также в отдел проектов администрации городаБелгорода. 4. Порядок управления проектами 4.1. Управление проектами состоит из четырех этапов: - инициация проекта; - планирование проекта; - реализация проекта; - закрытие проекта. 4.2. Проектная документация оформляется по формам (согласноприложению), рекомендованным департаментом кадровой политики области,с учетом специфики, масштаба и сложности проекта. 4.3. Этап инициациипроекта: 4.3.1. Для начала этапа необходима инициативная заявка по вопросуоткрытия данного проекта, которая направляется в отдел проектовадминистрации города Белгорода инициатором проекта, как по собственнойинициативе, так и по поручениям вышестоящего руководства. Инициация проекта нецелесообразна при условии выполненныхмероприятий и работ в объеме более чем на 50 процентов. 4.3.2. Этап инициации проектов (определение цели проекта,экспертиза проекта, назначение группы управления проектом, утверждениепаспорта проекта): - предложение об открытии проекта в форме инициативной заявкивыносится на очередное заседание отраслевой экспертной комиссии порассмотрению проектов; - по итогам работы комиссии принимается решение оцелесообразности и необходимости реализации рассмотренного проекта илио нецелесообразности его реализации в соответствии с идеей, изложеннойв инициативной заявке, которое отражается в протоколе; - определяется цель проекта, ожидаемые результаты, требования иограничения; - формируется группа управления проектом; - определяются правила и условия взаимодействия участниковпроекта; -оформляется паспорт проекта, который готовится инициатором ируководителем проекта и утверждается представителем заказчика икуратором проекта; - цель проекта, определенная заказчиком проекта и утвержденная впаспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этаповуправления проектом. 4.3.3. Этап завершается утверждением паспорта проекта и решениемотраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов оцелесообразности реализации проекта. 4.4. Этап планирования проекта: 4.4.1. Этап планирования проекта (поиск, анализ, выбор,проработка и уточнение путей достижения цели проекта) начинается сутверждения паспорта проекта и завершается при утверждении планауправления проектом. План управления проектом готовится рабочей группой во главе сруководителем проекта и утверждается представителем заказчика икуратором проекта. План управления проектом включает в себя календарный план -график работ, бюджет, перечень контрольных событий, риски, составрабочей группы (в которую включаются лица, непосредственно участвующиев планировании и реализации проектов), способы коммуникации ивзаимодействия в проекте, а также другую информацию в зависимости отмасштабности и сложности проекта. 4.5. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий: - выполнение работ; - контроль; - корректировка. 4.5.1. Для начала этапа необходимы: - распоряжение администрации города Белгорода об открытиипроекта; - план управления проектом. 4.5.2. Стадия выполнения работ, определенных в плане управленияпроектом, начинается после утверждения паспорта, плана управленияпроектом и получения положительного решения отраслевой экспертнойкомиссии по рассмотрению проектов. Заканчивается после выполнения всехработ и получения всех результатов, предусмотренных планом управленияпроектом. Финансирование проекта из бюджетных средств может быть открытотолько на этапе реализации проекта при наличии паспорта и планауправления проектом, а также при условии наличия в бюджете городскогоокруга "Город Белгород" ассигнований на реализацию проекта. Стадия выполнения работ осуществляется рабочей группой проектапод управлением руководителя проекта согласно календарномуплану-графику работ, предусмотренных планом управления проектом, сдокументальной фиксацией результатов выполненных работ. Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствиис основными документами проекта может, по согласованию спредставителем заказчика, привлекать отдельных исполнителей надоговорной основе для выполнения работ и услуг в установленномзаконодательстве порядке, в рамках своих полномочий, определенныхдействующими нормативными актами. 4.5.3. Стадия контроля проекта: - представляет собой проверку соответствия выполненных работ иполученных результатов по проекту; - осуществляется представителем заказчика совместно сруководителем и администратором проекта; - начинается с момента утверждения паспорта проекта и планауправления проектом, осуществляется на протяжении всего периодаисполнения проекта и завершается в момент принятия решения озавершении проекта. 4.5.4. Стадия корректировки проекта включает внесение изменений вдокументы проекта или осуществление корректирующих воздействий в ходеисполнения проекта для детализации плана управления в результатедополнительного планирования работ по проекту и устранения отклоненийфактического хода выполнения работ от запланированного. Стадия корректировки проекта осуществляется группой управленияпроектом при участии рабочей группы проекта. Стадия корректировки проекта не осуществляется в случае полногосоответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, заисключением случаев, когда должны быть предприняты опережающиепредупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых)отклонений. При возникновении существенных отклонений, влияние которых напроект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры повнесению соответствующих изменений в документы проекта. Заказчиком проекта по согласованию с куратором проекта могут бытьприняты решения об изменении требований к проекту (изменении сроков и(или) изменении требований к результатам проекта); о выделениидополнительных ресурсов; об изменении условий участия в проектезаинтересованных сторон. Итоговым документом стадии корректировки является ведомостьизменений, утверждающая решение об изменении содержания, сроков,объема финансирования проекта, условий участия в проекте одной илинескольких заинтересованных сторон. 4.5.5. Этап завершается итоговым отчетом о реализации проекта, вкотором руководитель проекта информирует заказчика и координирующийорган о степени достижения цели проекта, использовании выделенныхресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта. 4.6. Этап закрытия проекта осуществляется руководителем проектасовместно с администратором проекта. На данном этапе выполняетсязавершение (исполнение или оформление отказа от исполнения)обязательств, возникших в ходе управления проектом; оформляются правазаказчика на результаты проекта; осуществляется премирование рабочейгруппы проекта, если проект реализован успешно; расформировываетсяорганизационная структура проекта. 4.6.1. Для начала этапа необходимо решение заказчика о закрытиипроекта, согласованное с куратором проекта, после принятия котороговсе участники проекта исполняют свои обязательства и несутответственность в соответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации. 4.6.2. Проекту присваивается один из статусов: - "проект реализован успешно", в случае если цель проекта былаполностью достигнута; - "проект не реализован, ресурсы сохранены", в случае если цельпроекта не была достигнута, ресурсы сохранены; - "проект не реализован, ресурсы потеряны", в случае если цельпроекта не была достигнута, ресурсы потеряны. 4.6.3. Этап завершается: - изданием распоряжения администрации города Белгорода о закрытиипроекта; - премированием рабочей группы проекта, которое осуществляется врамках действующих нормативных правовых актов, регламентирующихпремирование муниципальных служащих и приравненных к ним сотрудников; - передачей в архив заказчика администратором проектадокументации по проекту. 5. Организационное сопровождение и мониторинг проекта 5.1. Организационное сопровождение: - осуществляется координирующим органом (администрацией городаБелгорода) в лице куратора проекта; - начинается с момента назначения куратора проекта, продолжаетсяна протяжении всех этапах проекта и завершается одновременно сзавершением этапа закрытия проекта. 5.2. Мониторинг проекта: - осуществляется куратором проекта совместно с оператороммониторинга проекта на основании информации, предоставленной состороны исполнителя проекта; - начинается с момента назначения куратора проекта, продолжаетсяна протяжении всех этапов проекта; - осуществляется на основе мониторинга достижения контрольныхточек проекта согласно утвержденному плану управления проектом; - завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта. 5.2.1. Сводная информация по результатам мониторинга проектаразмещается отделом проектов администрации города Белгорода в РИАСПУВП "Электронное правительство Белгородской области" и состоит изследующих документов: - паспорта и плана управления проектом, решения экспертнойкомиссии, решения о назначении группы управления проектом; - подтверждающей информации о прохождении контрольного событиясогласно плану управления проектом; - итогового отчета по проекту - составляется после принятиярешения о закрытии проекта и содержит заключение о соответствиифактического результата проекта плановому, итоговый анализ и выводыкуратора по проекту. 5.2.2. Основное требование к качеству информации, получаемой врезультате осуществления мониторинга, заключается в объективностиотражения фактического состояния работ по проекту. Начальник отдела проектов администрации города О. Захарова