Приложение к Распоряжению от 26.08.2004 г № 2760 Положение
Положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации города Белгорода
I.Общие положения
1.1.Постоянно действующая центральная экспертная комиссия администрации города Белгорода (далее ЦЭК) создана для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов архивного фонда Белгородской области, включая научно-техническую документацию и специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в администрации города и ее структурных подразделениях, отбору и подготовке их к уничтожению, а также осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) структурных подразделений администрации города, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Белгородской области.
1.2.Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при главе местного самоуправления. Ее решения вступают в силу после утверждения их главой местного самоуправления. В необходимых случаях (см. п. 2.10, 2.11 положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) и соответствующего архивного отдела Белгородской области.
1.3.Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением администрации города из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из заместителей главы администрации города. Секретарем комиссии назначается заведующая архивом.
В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться работники государственного архива, представители сторонних организаций.
1.4.В своей работе ЦЭК руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, законом Белгородской области "Об архивном фонде Белгородской области и архивах", нормативно-методическими документами Росархива и архивного отдела Белгородской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением о ЦЭК.
2.Основные функции центральной экспертной комиссии
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1.Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Белгородской области, образующихся в процессе деятельности администрации города Белгорода и ее структурных подразделений.
2.2.Представляет на рассмотрение архивного отдела области списки структурных подразделений, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Белгородской области, а также проекты ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел и положений об ЭК структурных подразделений, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовку к архивному хранению.
2.3.Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.4.Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений администрации города, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Белгородской области.
2.5.Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.6.Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав архивного фонда Белгородской области (в том числе научно-технической и специальной документации в администрации города Белгорода и ее структурных подразделениях).
2.7.Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов администрации города:
- по выявлению владельцев личных архивов в администрации города и его структурных подразделениях по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав архивного фонда Белгородской области;
- по выявлению и возврату в Россию документов по истории России, города Белгорода, которые по различным причинам оказались за границами России;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников органа исполнительной власти города Белгорода) с целью создания истории города.
2.8.Рассматривает и выносит решение об одобрении:
- сводных описей дел на документы постоянного срока хранения, в т.ч. на специальную документацию;
- перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения, документов по личному составу;
- описей на документы по личному составу;
- графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;
- нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции о делопроизводстве, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);
- списки структурных подразделений администрации города, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственного архива Белгородской области.
2.9.Обязательному утверждению ЭПК архивного отдела Белгородской области подлежат:
- описи дел на документы постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
- перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
- акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;
- предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;
- перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения;
- списки структурных подразделений администрации города, являющиеся и не являющиеся источниками комплектования государственного архива Белгородской области.
2.10.Согласованию (перед утверждением) с ЭПК архивного отдела Белгородской области подлежат:
- положение о ЦЭК;
- примерные и индивидуальные номенклатуры дел;
- описи на документы по личному составу.
2.11.Совместно со службой делопроизводства и кадров организует для сотрудников администрации города консультации по вопросам работы с документами, оказывает методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3.Права ЦЭК
В соответствии с функциями ЦЭК имеет право:
3.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям администрации города по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов.
3.2.Запрашивать от руководителей структурных подразделений администрации города:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долгосрочного хранения, в том числе по личному составу;
- документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений администрации города о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4.Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, а также представителей государственного архива Белгородской области.
3.5.Информировать главу местного самоуправления города и руководителей структурных подразделений администрации города по вопросам своей компетенции.
3.6.Представлять в установленном порядке администрацию города в учреждениях Государственной архивной службы России.
4.Организация работы ЦЭК
4.1.ЦЭК работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела области, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
4.2.Вопросы, отнесенные к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
4.3.Заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
4.4.Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов решение принимает председатель ЦЭК и глава местного самоуправления (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями архивной службы области), особое мнение членов комиссии отражается в протоколе заседания комиссии или прилагается к нему.
4.5.ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.
Примечание: положение разработано в соответствии с Примерным положением о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 08.10.1993 N 84.
Начальник отдела документооборота
Р.ЛИХАЧЕВА