Распоряжение от 07.04.2014 г № 376-Р
Об утверждении порядка организации и проведения проверок реализации проектов в администрации Борисовского района
В целях усиления контроля за реализацией проектов в администрации Борисовского района:
1.Утвердить порядок организации и проведения проверок реализации проектов в администрации Борисовского района (далее - Порядок, прилагается).
2.Ответственность за планирование, организацию проведения проверок реализации проектов в администрации Борисовского района и документирование их результатов возложить на отдел координации проектной деятельности администрации района.
3.Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации района - руководителя аппарата главы администрации района Хуторного Ю.В.
Глава администрации
Борисовского района
Н.И.ДАВЫДОВ
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК РЕАЛИЗАЦИИ
ПРОЕКТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ БОРИСОВСКОГО РАЙОНА
1.Общие положения
1.1.Настоящим порядком установлены требования и последовательность действий при проведении проверки получения планируемых результатов проектов, реализуемых в соответствии с распоряжением администрации Борисовского района от 20 декабря 2012 года N 1999-р "Об утверждении Положения об управлении проектами в Борисовском районе" (далее - проверки проектов).
1.2.Проверка проектов - систематический, независимый и документированный процесс, позволяющий определить на основе представления объективных свидетельств соответствие/несоответствие степени выполнения требований и параметров хода реализации проекта требованиям и параметрам, установленным проектной документацией.
1.3.Ответственность за планирование, организацию проведения проверок реализации проектов в администрации Борисовского района и документирование их результатов возлагается на отдел координации проектной деятельности администрации Борисовского района.
1.4.Контроль за проведением проверок проектов и координация всего процесса проверок возлагается на первого заместителя главы администрации района - руководителя аппарата главы администрации района (далее - ответственный за проектное управление).
2.Принципы проведения проверки проектов
2.1.Проверка проектов осуществляется на этапе их реализации.
2.2.Проверка осуществляется на основе следующих принципов:
- плановость;
- последовательность;
- объективность;
- обоснованность;
- обеспеченность системой отчетности.
2.3.Проверкой охватываются промежуточные и конечные результаты работ проектов.
2.4.Объектами проверок являются результат, требования к результату и контрольные события с соответствующими качественными и количественными характеристиками, утвержденные в проектной документации и отчетных документах.
2.5.Проверка проектов проводится как планово, так и внепланово.
2.5.1.Плановая проверка проектов проводится в пределах контрольных сроков достижения результатов, указанных в проектной документации целью:
- выявления соответствия уровня действительности объекта проверки на протяжении реализации проекта заявленным в документации параметрам;
- содействия улучшению хода выполнения работ путем выявления и последующего устранения (предупреждающие/корректирующие действия потенциальных/свершившихся отклонений и рисков в проекте;
- проверки результатов предыдущих проверок (в случае если имело место отклонение, в отношении которого необходимо было применить соответствующие корректирующие действия).
2.5.2.Внеплановая проверка проектов проводится в случае наличия жалоб со стороны населения в отношении проводимых работ в рамках реализации проектов.
3.Планирование проверки проектов
3.1.Отдел координации проектной деятельности в срок до 25 числа последнего месяца отчетного квартала, предшествующего плановой проверке, формирует и согласовывает с ответственным за проектное управление по Борисовскому району план-график проведения проверки проектов (далее - план-график) с указанием территорий реализации проектов по форме согласно приложению N 1, который утверждается главой администрации района.
3.2.При формировании плана-графика в него включаются проекты в следующей очередности:
- все завершенные проекты, результаты которых не были проверены ране (выделяются полужирным шрифтом);
- все реализуемые проекты пройденными (выполненными) контрольными событиями (выделяются курсивом);
- реализуемые проекты с текущими контрольными событиями, наступающими в течение месяца, на который составляется план-график.
Прохождение (выполнение) контрольных событий подтверждается документами, размещенными в АИС "Проектное управление".
3.3.Оригинал сводного плана-графика хранится в отделе координации проектной деятельности администрации района.
4.Подготовка к выездной проверке
4.1.В качестве информации для осуществления проверок используются сведения, размещенные в системе АИС "Проектное управление", сведения, представленные непосредственно от исполнителей проекта.
4.2.Для проведения проверки специалисты отдела координации проектной деятельности собирают необходимую документацию либо иную информацию, достоверно и в полной мере характеризующую объект проверки.
4.3.Специалисты отдела координации проектной деятельности в свободной форме подготавливают контрольный лист проверки, в котором перечисляются все результаты проекта, подлежащие проверке, а также качественные и количественные показатели, указанные в документах и характеризующие объект проверки.
4.4.Для оценки количественных и качественных характеристик объекта на основании собранной информации необходимо подготовить доступные измерительные инструменты.
5.Проведение (осуществление) проверки проектов
5.1.В соответствии с утвержденным сводным ежеквартальным планом-графиком специалисты отдела координации проектной деятельности проводят проверки проектов.
5.2.Проведение проверки осуществляется посредством:
- осмотра объекта проверки;
- опроса должностных лиц;
- наблюдения за деятельностью, производственной средой;
- анализа документации;
- экспертной оценки.
5.3.Проверка осуществляется в отношении каждого объекта, зафиксированного в плане-графике в графе "объект проверки", в соответствии с контрольным листом, подготовленным согласно пункту 4.3 настоящего порядка.
5.4.При проверке завершенных проектов осуществляется проверка достижения результата проекта и всех требований к результату проекта, которые были получены и отражены в итоговом отчете, а также в документации о выполнении отдельных работ по проекту. Каждое требование к результату проекта, которое поддается визуальному осмотру, фотографируется в обязательном порядке.
5.5.Действия по проверке, указанные в пунктах 5.1 - 5.4 настоящего порядка, не ограничивают объем действий по проверке, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в процессе проверки.
6.Порядок оформления результатов проверки
6.1.По результатам проверки объекту проверки присваивается статус "соответствие" или "несоответствие".
6.1.1.Статус критерия "несоответствие" присваивается в случаях:
- в завершенных проектах - результат проекта не достигнут либо не все требования к результату проекта выполнены;
- в реализуемых проектах с пройденными (выполненными) контрольными событиями - контрольное событие не выполнено или выполнено с количественными и качественными параметрами, отличными от заявленных в документах;
- в реализуемых проектах с текущими контрольными событиями - контрольное событие, отмеченное в АИС "Проектное управление" как пройденное (выполненное), не выполнено.
6.1.2.При соответствии документальных и фактических проверяемых показателей объекту присваивается статус "соответствие".
6.2.Статус критерия по факту проверки проектов (соответствие/несоответствие) фиксируется соответствующей отметкой в графе протокола по результатам проведения проверки проектов (далее - протокол) по форме согласно приложению N 2.
6.3.По итогам проведения проверки проектов специалист отдела координации проектной деятельности подписывает протокол с учетом выявленных потенциальных несоответствий, если таковые были, и прикладывает к нему фотографии, документы и иной материал, полученный в ходе проведения проверки.
6.4.Протоколы по результатам проведения проверки проектов хранятся в отделе координации проектной деятельности.
6.5.Специалисты отдела координации проектной деятельности передают копии протоколов главе администрации района и ответственному за проектное управление по Борисовскому району в двухдневный срок со дня завершения проверки.
6.6.Результаты проверки проектов, в ходе которой выявлены несоответствия, размещаются в АИС "Проектное управление" в соответствующих задачах по проектам.