Постановление от 01.10.2012 г № 195
Об утверждении Положения об управлении проектами в городском округе «Город Белгород»
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", в целях приведения нормативных правовых актов городского округа "Город Белгород" по проектному управлению в соответствие с постановлением правительства Белгородской области от 31.05.2010 N 202-пп "Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области" постановляю:
1.Утвердить Положение об управлении проектами в городском округе "Город Белгород" (далее - Положение) (прилагается).
2.Структурным подразделениям администрации города Белгорода при разработке и реализации проектов руководствоваться Положением об управлении проектами в городском округе "Город Белгород".
3.Считать утратившим силу постановление администрации города Белгорода от 21.09.2010 N 166 "Об утверждении Положения об управлении проектами в администрации города Белгорода".
4.Управлению информации и массовых коммуникаций (Морозов А.В.) обеспечить опубликование настоящего распоряжения в газете "Наш Белгород".
5.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Медведеву О.И.
Глава администрации
города Белгорода
С.БОЖЕНОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ В ГОРОДСКОМ ОКРУГЕ "ГОРОД БЕЛГОРОД"
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет условия и порядок применения принципов управления проектами администрацией городского округа "Город Белгород".
1.2.Настоящее Положение применяется для управления проектами, направленными на достижение целей, определенных Стратегией социально-экономического развития Белгородской области на период до 2025 года, Стратегией развития города Белгорода до 2025 года, областными целевыми программами, нормативными правовыми актами Губернатора и правительства Белгородской области, поручениями Губернатора области, городскими целевыми программами, нормативными правовыми и распорядительными актами администрации города Белгорода, поручениями главы администрации города Белгорода.
2.Понятия и определения
2.1.Проект - комплекс мероприятий и работ, направленный на достижение определенной цели, ограниченный во времени определенными сроками начала и окончания, выполнение которого имеет однократный (неповторяющийся) характер, реализуемый администрацией города Белгорода, структурными подразделениями администрации города, подведомственными организациями, хозяйствующими субъектами.
2.2.Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект.
Цель проекта должна:
- отражать ожидаемый полезный эффект от исполнения проекта;
- иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;
- быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект.
2.3.Результат проекта - материальное выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате осуществления проекта.
2.4.Инициатор проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация города Белгорода, хозяйствующий субъект), которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта.
Инициатор проекта может представлять интересы заказчика, исполнителя или координирующего органа проекта.
2.5.Участники проекта:
2.5.1.Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо, являющееся получателем результата проекта.
2.5.2.Исполнитель проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация города Белгорода, хозяйствующий субъект), которое принимает на себя обязательства перед заказчиком проекта по достижении целей проекта и эффективному использованию средств, выделенных для реализации проекта.
2.5.3.Координирующий орган проекта - администрация города Белгорода, осуществляющая организационное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проекта.
2.6.Группа управления проектом - группа лиц, представляющих интересы исполнителя и координирующего органа в течение всего жизненного цикла проекта.
В группу управления проектом входят:
2.6.1.Исключен
2.6.2.Куратор проекта - уполномоченное координирующим органом проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта.
2.6.3.Руководитель проекта - уполномоченное исполнителем проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению всеми работами проекта.
2.7.Рабочая группа проекта - группа лиц, непосредственно выполняющих работы проекта.
В рабочую группу проекта входят:
2.7.1.Администратор проекта - лицо, назначаемое при необходимости руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта.
2.7.2.Оператор мониторинга проекта - лицо, назначаемое координирующим органом проекта, отвечающее за размещение и обеспечение актуальности информации о текущем состоянии проекта в РИАС "ПУВП "Электронное правительство Белгородской области".
2.7.3.Ответственные по направлениям - лица, непосредственно выполняющие мероприятия и работы проекта.
2.8.Организационное сопровождение проекта - координация межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемая куратором проекта на протяжении всех этапов проекта.
2.9.Мониторинг проекта - специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта с целью предоставления сводной информации внешним по отношению к проекту пользователям.
2.10.Команда проекта - группа управления и рабочая группа проекта.
2.11.Экспертная комиссия - постоянно действующий совещательно-консультационный орган, образованный в целях экспертного рассмотрения проектов, инициированных на территории городского округа "Город Белгород".
2.12.Портфель проектов - перечень проектов по реализации вопросов местного значения городского округа "Город Белгород", который формируется из отраслевых проектов, направленных на достижение показателей в рамках Стратегии развития города Белгорода до 2025 года и Плана действий органов местного самоуправления на 2012 - 2016 годы, с учетом бюджета городского округа "Город Белгород".
3.Порядок формирования организационной структуры проекта
3.1.Организационная структура (команда проекта) проекта:
- формируется при инициации и планировании проекта и расформировывается при его закрытии;
- состоит из группы управления проектом и рабочей группы проекта;
- обеспечивает эффективное взаимодействие участников проекта.
3.2.Группа управления проектом формируется в следующем порядке:
3.2.1.На основании инициативной заявки уведомительного характера на открытие проекта (далее - Инициативной заявки) инициатора, по которой координирующим органом проекта в установленном порядке определена администрация города Белгорода, координирующий орган проекта:
- назначает куратора проекта и оператора мониторинга проекта;
- совместно с инициатором определяет заказчика и исполнителя проекта.
3.2.2.Заказчик проекта:
- формулирует цель проекта, определяет способ ее достижения и требования к результату;
- определяет объем и источники финансирования проекта;
- назначает ответственное лицо - представителя заказчика проекта для представления своих интересов, связанных с реализацией проекта.
3.2.3.Исполнитель проекта:
- назначает руководителя проекта и администратора проекта, определяет персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и документооборот по проекту;
- обеспечивает разработку и реализацию проекта в соответствии с требованиями к результату проекта.
3.3.Рабочая группа проекта формируется на базе исполнителя проекта в следующем порядке:
3.3.1.Руководитель проекта:
- определяет порядок работы и состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта;
- осуществляет подбор специалистов в рабочую группу из кадрового резерва проектного управления и (или) самостоятельно;
- направляет запрос о включении сотрудников структурных подразделений администрации города, хозяйствующих субъектов в рабочую группу проекта в адрес их руководителей по основному месту работы;
- организует работу рабочей группы, направленную на достижение целей проекта;
- изменяет состав рабочей группы по мере необходимости в течение разработки и реализации проекта;
- направляет информацию об итогах работы сотрудников в проекте по основному месту работы, а также в сектор мониторинга и контроля реализации проектов отдела организационно-контрольной работы управления стратегического планирования, организационно-контрольной и аналитической работы аппарата администрации города (далее - сектор мониторинга и контроля реализации проектов) администрации города Белгорода.
4.Порядок управления проектами
4.1.Управление проектами состоит из четырех этапов:
- инициация проекта;
- планирование проекта;
- реализация проекта;
- закрытие проекта.
4.2.Проектная документация оформляется по формам (согласно приложению ), рекомендованным департаментом кадровой политики области, с учетом специфики, масштаба и сложности проекта.
4.3.Этап инициации проекта:
4.3.1.Для начала этапа необходима инициативная заявка по вопросу открытия данного проекта, которая направляется в сектор мониторинга и контроля реализации проектов отдела организационно-контрольной работы управления стратегического планирования, организационно-контрольной и аналитической работы аппарата администрации города (далее - сектор мониторинга и контроля реализации проектов) администрации города Белгорода инициатором проекта, как по собственной инициативе, так и по поручениям вышестоящего руководства.
Инициация проекта нецелесообразна при условии выполненных мероприятий и работ в объеме более чем на 50 процентов.
4.3.2.Этап инициации проектов (определение цели проекта, экспертиза проекта, назначение группы управления проектом, утверждение паспорта проекта):
- предложение об открытии проекта в форме инициативной заявки выносится на очередное заседание отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов;
- по итогам работы комиссии принимается решение о целесообразности и необходимости реализации рассмотренного проекта или о нецелесообразности его реализации в соответствии с идеей, изложенной в инициативной заявке, которое отражается в протоколе;
- определяется цель проекта, ожидаемые результаты, требования и ограничения;
- формируется группа управления проектом;
- определяются правила и условия взаимодействия участников проекта;
- оформляется паспорт проекта, который готовится инициатором и руководителем проекта и утверждается представителем заказчика и куратором проекта;
- цель проекта, определенная заказчиком проекта и утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов управления проектом.
4.3.3.Этап завершается утверждением паспорта проекта и решением отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов о целесообразности реализации проекта.
4.4.Этап планирования проекта:
4.4.1.Этап планирования проекта (поиск, анализ, выбор, проработка и уточнение путей достижения цели проекта) начинается с утверждения паспорта проекта и завершается при утверждении плана управления проектом.
План управления проектом готовится рабочей группой во главе с руководителем проекта и утверждается представителем заказчика и куратором проекта.
План управления проектом включает в себя календарный план-график работ, бюджет, перечень контрольных событий, риски, состав рабочей группы (в которую включаются лица, непосредственно участвующие в планировании и реализации проектов), способы коммуникации и взаимодействия в проекте, а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта.
4.5.Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:
- выполнение работ;
- контроль;
- корректировка.
4.5.1.Для начала этапа необходимы:
- распоряжение администрации города Белгорода об открытии проекта;
- план управления проектом.
4.5.2.Стадия выполнения работ, определенных в плане управления проектом, начинается после утверждения паспорта, плана управления проектом и получения положительного решения отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов. Заканчивается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных планом управления проектом.
Финансирование проекта из бюджетных средств может быть открыто только на этапе реализации проекта при наличии паспорта и плана управления проектом, а также при условии наличия в бюджете городского округа "Город Белгород" ассигнований на реализацию проекта.
Стадия выполнения работ осуществляется рабочей группой проекта под управлением руководителя проекта согласно календарному плану-графику работ, предусмотренных планом управления проектом, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.
Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта может по согласованию с представителем заказчика привлекать отдельных исполнителей на договорной основе для выполнения работ и услуг в установленном законодательстве порядке, в рамках своих полномочий, определенных действующими нормативными актами.
4.5.3.Стадия контроля проекта:
- представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту;
- осуществляется представителем заказчика совместно с руководителем и администратором проекта;
- начинается с момента утверждения паспорта проекта и плана управления проектом, осуществляется на протяжении всего периода исполнения проекта и завершается в момент принятия решения о завершении проекта.
4.5.4.Стадия корректировки проекта включает внесение изменений в документы проекта или осуществление корректирующих воздействий в ходе исполнения проекта для детализации плана управления в результате дополнительного планирования работ по проекту и устранения отклонений фактического хода выполнения работ от запланированного.
Стадия корректировки проекта осуществляется группой управления проектом при участии рабочей группы проекта.
Стадия корректировки проекта не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений.
При возникновении существенных отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта.
Заказчиком проекта по согласованию с куратором проекта могут быть приняты решения об изменении требований к проекту (изменении сроков и (или) изменении требований к результатам проекта); о выделении дополнительных ресурсов; об изменении условий участия в проекте заинтересованных сторон.
Итоговым документом стадии корректировки является ведомость изменений, утверждающая решение об изменении содержания, сроков, объема финансирования проекта, условий участия в проекте одной или нескольких заинтересованных сторон.
4.5.5.Этап завершается итоговым отчетом о реализации проекта, в котором руководитель проекта информирует заказчика и координирующий орган о степени достижения цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта.
4.6.Этап закрытия проекта осуществляется руководителем проекта совместно с администратором проекта. На данном этапе выполняется завершение (исполнение или оформление отказа от исполнения) обязательств, возникших в ходе управления проектом; оформляются права заказчика на результаты проекта; осуществляется премирование рабочей группы проекта, если проект реализован успешно; расформировывается организационная структура проекта.
4.6.1.Для начала этапа необходимо решение заказчика о закрытии проекта, согласованное с куратором проекта, после принятия которого все участники проекта исполняют свои обязательства и несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.6.2.Проекту присваивается один из статусов:
- "проект реализован успешно", в случае если цель проекта была полностью достигнута;
- "проект не реализован, ресурсы сохранены", в случае если цель проекта не была достигнута, ресурсы сохранены;
- "проект не реализован, ресурсы потеряны", в случае если цель проекта не была достигнута, ресурсы потеряны.
4.6.3.Этап завершается:
- изданием распоряжения администрации города Белгорода о закрытии проекта;
- премированием рабочей группы проекта, которое осуществляется в рамках действующих нормативных правовых актов, регламентирующих премирование муниципальных служащих и приравненных к ним сотрудников;
- передачей в архив заказчика администратором проекта документации по проекту.
5.Организационное сопровождение и мониторинг проекта
5.1.Организационное сопровождение:
- осуществляется координирующим органом (администрацией города Белгорода) в лице куратора проекта;
- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапах проекта и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.
5.2.Мониторинг проекта:
- осуществляется куратором проекта совместно с оператором мониторинга проекта на основании информации, предоставленной со стороны исполнителя проекта;
- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов проекта;
- осуществляется на основе мониторинга достижения контрольных точек проекта согласно утвержденному плану управления проектом;
- завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.
5.2.1.Сводная информация по результатам мониторинга проекта размещается отделом проектов администрации города Белгорода в РИАС ПУВП "Электронное правительство Белгородской области" и состоит из следующих документов:
- паспорта и плана управления проектом, решения экспертной комиссии, решения о назначении группы управления проектом;
- подтверждающей информации о прохождении контрольного события согласно плану управления проектом;
- итогового отчета по проекту - составляется после принятия решения о закрытии проекта и содержит заключение о соответствии фактического результата проекта плановому, итоговый анализ и выводы куратора по проекту.
5.2.2.Основное требование к качеству информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в объективности отражения фактического состояния работ по проекту.
6.Управление портфелем проектов
6.1.Управление портфелем проектов - деятельность по формированию, оптимизации, мониторингу, контролю и управлению изменениями портфеля проектов.
6.2.Портфель проектов утверждается распоряжением администрации города Белгорода.
6.3.Управление портфелем проектов осуществляется на трех уровнях: оперативном, тактическом, стратегическом.
6.3.1.Оперативное управление осуществляется посредством:
- внутриотраслевого контроля исполнения проектной документации и соответствия фактического исполнения бюджета, сроков работ плановому бюджету и срокам реализации, осуществляемого руководителем и администратором проекта, председателем отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов;
- контроля сектора мониторинга и контроля реализации проектов - систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта, регистрация и поддержание в актуальном состоянии базы данных в РИАС ПУВП "Электронное правительство Белгородской области", отражение текущего статуса проекта посредством технического управления контрольными событиями и использование методов освоенного объема.
6.3.2.Тактическое управление включает систему мониторинга проектов, работу отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов согласно утвержденному графику, мотивацию (демотивацию) работников, занятых проектной деятельностью, и отслеживание прогресса проектов.
6.3.3.Стратегическое управление - управление результатами проектов, управление качеством проектов, сравнение показателей результатов отдельных проектов с показателями Стратегии развития города Белгорода до 2025 года и Плана действий органов местного самоуправления на 2012 - 2016 годы".
Начальник отдела проектов
администрации города
О.ЗАХАРОВА