Приложение к Постановлению от 31.05.2010 г № 202-ПП Положение
Положение об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах белгородской области
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет условия и порядок применения принципов управления проектами органами исполнительной власти и государственными органами на территории Белгородской области.
1.2.Настоящее Положение применяется для управления проектами, направленными на достижение целей, определенных Стратегией социально-экономического развития Белгородской области на период до 2025 года, областными целевыми программами, нормативными правовыми актами Губернатора и правительства области, поручениями Губернатора области.
(п. 1.2 в ред. постановления правительства Белгородской области от 30.10.2010 N 369-пп)
1.3.Под государственными органами Белгородской области для целей настоящего постановления понимаются следующие органы:
- Администрация Губернатора Белгородской области;
- управление печати и телерадиовещания области;
- управление жилищно-коммунального хозяйства области;
- Государственная жилищная инспекция области;
- Государственная инспекция по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Белгородской области с соответствующими государственными инспекциями городов и районов;
- архивный отдел области.
(п. 1.3 в ред. постановления правительства Белгородской области от 30.10.2010 N 369-пп)
2.Понятия и определения
2.1.Проект - комплекс мероприятий и работ, направленный на достижение определенной цели, ограниченный во времени определенными сроками начала и окончания, выполнение которого имеет однократный (неповторяющийся) характер, реализуемый органами исполнительной власти и государственными органами области, подведомственными организациями, хозяйствующими субъектами с использованием средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств) в объеме более 1 млн. рублей.
(п. 2.1 в ред. постановления правительства Белгородской области от 30.10.2010 N 369-пп)
2.2.Для целей настоящего Положения рассматриваются проекты:
2.2.1.Исключен
2.2.2.Областные отраслевые проекты - проекты, реализуемые в масштабах области, имеющие однозначно определенную отраслевую принадлежность.
2.2.3.Областные комплексные проекты - проекты, не имеющие однозначно определенной отраслевой принадлежности, для эффективной реализации которых необходимо взаимодействие нескольких департаментов и управлений области, администраций муниципальных районов и городских округов области, хозяйствующих субъектов.
2.3.Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:
- отражать ожидаемый полезный эффект от исполнения проекта;
- иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;
- быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект.
2.4.Результат проекта - материальное выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате осуществления проекта.
2.5.Инициатор проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа, хозяйствующий субъект), которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта. Инициатор проекта может представлять интересы заказчика, исполнителя или координирующего органа проекта.
2.6.Участники проекта:
2.6.1.Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), хозяйствующий субъект), прямо или косвенно заинтересованное в достижении цели проекта и приобретении прав на использование результатов проекта, которое выделяет средства, необходимые для реализации проекта.
2.6.2.Исполнитель проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), хозяйствующий субъект), которое принимает на себя обязательства перед заказчиком проекта по достижению целей проекта и эффективному использованию средств, выделенных для реализации проекта.
2.6.3.Координирующий орган проекта - уполномоченный государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа в случае использования средств областного бюджета и/или федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), осуществляющий организационное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проекта.
2.7.Группа управления проектом - группа лиц, представляющих интересы заказчика, исполнителя и координирующего органа проекта в ходе его реализации. В группу управления проектом входят:
2.7.1.Представитель заказчика проекта - уполномоченное заказчиком проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта.
2.7.2.Руководитель проекта - уполномоченное исполнителем проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению всеми работами проекта.
2.7.3.Куратор проекта - уполномоченное координирующим органом проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта.
2.7.4.Администратор проекта - лицо, назначаемое исполнителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта.
2.8.Рабочая группа проекта - группа лиц, непосредственно выполняющих работы проекта.
2.9.Кадровый резерв проектного управления - база данных сотрудников органов исполнительной власти, государственных органов области, администраций муниципальных районов или городских округов, хозяйствующих субъектов, заинтересованных принимать участие в разработке и реализации проектов.
2.10.Организационное сопровождение проекта - координация межведомственного взаимодействия участников проекта, осуществляемая куратором проекта на протяжении всех этапов проекта.
(п. 2.10 в ред. постановления правительства Белгородской области от 30.10.2010 N 369-пп)
2.11.Мониторинг проекта - специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта с целью предоставления сводной информации внешним по отношению к проекту пользователям (органам исполнительной власти и государственным органам области, администрациям муниципальных районов или городских округов, представителям общественности).
3.Порядок формирования организационной структуры проекта
3.1.Организационная структура проекта:
- формируется при открытии проекта и расформировывается при его закрытии;
- состоит из группы управления проектом и рабочей группы проекта;
- обеспечивает эффективное взаимодействие участников проекта.
3.2.Группа управления проектом формируется в следующем порядке:
3.2.1.Департамент кадровой политики области на основании заявки инициатора проекта, по согласованию определяет координирующий орган проекта.
3.2.2.Координирующий орган проекта:
- назначает ответственное лицо - куратора проекта;
- совместно с инициатором определяет заказчика и исполнителя проекта.
3.2.3.Заказчик проекта:
- формулирует цели и задачи проекта, определяет требования к результату проекта;
- определяет объем и источники финансирования проекта;
- назначает ответственное лицо - представителя заказчика проекта для представления своих интересов, связанных с реализацией проекта.
3.2.4.Исполнитель проекта:
- назначает руководителя проекта и администратора проекта, определяет персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и документооборот по проекту;
- обеспечивает разработку и реализацию проекта в соответствии с требованиями к результату проекта.
3.2.5.Назначение участников группы управления проектом производится распорядительными документами (приказами, распоряжениями и т.п.) организаций, официальными представителями которых они являются.
3.3.Рабочая группа проекта формируется на базе исполнителя проекта в следующем порядке:
3.3.1.Руководитель проекта:
- определяет порядок работы и состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта;
- осуществляет подбор специалистов в рабочую группу из кадрового резерва проектного управления и (или) самостоятельно;
- при самостоятельном подборе персонала руководитель проекта направляет сведения о специалистах, включенных в рабочую группу, в департамент кадровой политики области для включения в кадровый резерв проектного управления;
- направляет запрос о включении сотрудников органов исполнительной власти и государственных органов области, администраций муниципальных районов и городских округов, хозяйствующих субъектов в рабочую группу проекта в адрес их руководителей по основному месту работы;
- организует работу рабочей группы, направленную на достижение целей проекта;
- изменяет состав рабочей группы по мере необходимости в течение разработки и реализации проекта;
- направляет информацию об итогах работы сотрудников в проекте по основному месту работы, а также в департамент кадровой политики области для включения в базу данных кадрового резерва проектного управления.
3.4.Кадровый резерв проектного управления:
- формируется в департаменте кадровой политики области для оперативного и качественного формирования рабочих групп проектов, а также сохранения кадрового потенциала после закрытия проектов в порядке, установленном Положением о кадровом резерве проектного управления Белгородской области;
- сотрудники органов исполнительной власти, государственных органов области, органов местного самоуправления области, хозяйствующих субъектов зачисляются в кадровый резерв проектного управления на основании личного заявления по согласованию с руководителем по основному месту работы. При этом сотрудники государственных органов области, органов исполнительной власти области, администраций муниципальных районов и городских округов, являющиеся государственными и муниципальными служащими, принимают участие в рабочих группах только в качестве консультантов с учетом исполнения основных должностных обязанностей;
- сотрудники, находящиеся в кадровом резерве проектного управления, проходят профессиональную подготовку, аттестацию и привлекаются для работы в проектах в составе рабочих групп. Порядок прохождения профессиональной подготовки и аттестации, условия финансирования определяются Положением о кадровом резерве проектного управления Белгородской области.
4.Порядок управления проектами
4.1.Управление проектами состоит из трех этапов:
- открытие проекта;
- разработка и реализация проекта;
- закрытие проекта.
4.2.Этап открытия проекта:
- определяется координирующий орган, заказчик и исполнитель проекта;
- определяется цель проекта, ожидаемые результаты, требования и ограничения;
- формируется группа управления проектом;
- определяются правила и условия взаимодействия участников проекта.
4.2.1.Для начала этапа необходимо:
- инициативная заявка по вопросу открытия данного проекта, которая направляется в департамент кадровой политики области в электронном виде (dkp@belregion.ru) инициатором проекта;
- решение департамента кадровой политики области об определении координирующего органа проекта;
- инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства.
4.2.2.Этап завершается:
- оформлением паспорта проекта, который готовится инициатором, согласовывается координирующим органом и исполнителем, имеет положительное решение отраслевой экспертной комиссии по рассмотрению проектов и утверждается заказчиком проекта;
- форма и содержание паспорта проекта определяется заказчиком проекта на основании рекомендаций департамента кадровой политики области с учетом особенностей проекта.
4.3.Этап разработки и реализации проекта состоит из следующих стадий:
- планирование;
- выполнение работ;
- контроль;
- корректировка.
4.3.1.Стадия планирования проекта (поиск, анализ, выбор, проработка и уточнение путей достижения цели проекта):
- осуществляется рабочей группой во главе с руководителем проекта;
- начинается с момента утверждения паспорта проекта и завершается в момент составления плана реализации проекта;
- итоговыми документами стадии планирования являются план проекта, который включает структуру работ, календарный план, объем и источники финансирования проекта, описывает содержание и расписание работ, которые необходимо выполнить, а также другие документы в зависимости от типа и специфики проекта. Требования к форме, содержанию плана проекта определяются заказчиком с учетом специфики, масштаба и сложности проекта;
- план проекта утверждается заказчиком по согласованию с координатором проекта;
- объем и источники финансирования определяются заказчиком проекта. Возможностью привлечения бюджетных средств является утверждение соответствующих объемов расходов законом области об областном бюджете, решением органов местного самоуправления о бюджете соответствующего муниципального образования.
4.3.2.Стадия выполнения работ, определенных в плане проекта:
- осуществляется рабочей группой проекта под управлением руководителя проекта;
- начинается после утверждения плана проекта и заканчивается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных планом проекта;
- осуществляется, как правило, по блокам работ, предусмотренных планом проекта, с документальной фиксацией результатов выполненных работ;
- итоговыми документами стадии выполнения работ являются документы, непосредственно подтверждающие факт выполнения, и полученные результаты по каждому блоку работ плана проекта, которые предъявляются заказчику для контроля выполненных работ;
- исполнитель для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта может по согласованию с заказчиком привлекать сторонние организации, отдельных исполнителей на договорной основе или в рамках своих полномочий, определенных действующими нормативными актами.
4.3.3.Стадия контроля проекта (измерение показателей, характеризующих достижение целей проекта, определенных планом проекта):
- осуществляется представителем заказчика совместно с руководителем и администратором проекта;
- начинается с момента наступления первой контрольной даты согласно утвержденному плану проекта, осуществляется на протяжении всего периода исполнения проекта и завершается в момент принятия решения о завершении проекта;
- итоговым документом стадии контроля является заключение о соответствии выполненных работ и полученных результатов показателям, зафиксированным в плане проекта, с указанием всех отклонений фактических значений от плановых, а также оценки возможных последствий выявленных отклонений для достижения цели проекта.
4.3.4.Стадия корректировки проекта:
- внесение изменений в документы проекта или осуществление корректирующих воздействий в ходе исполнения проекта для устранений отклонений фактического хода выполнения работ от запланированного;
- осуществляется группой управления проектом при участии рабочей группы проекта;
- не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений;
- при возникновении существенных отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта;
- заказчиком проекта по согласованию с куратором проекта могут быть приняты решения об изменении требований к проекту (изменении сроков и (или) изменении требований к результатам проекта); о выделении дополнительных ресурсов; об изменении условий участия в проекте заинтересованных сторон;
- итоговыми документами стадии корректировки являются документы, утверждающие решения об изменении содержания, сроков, объема финансирования проекта, условий участия в проекте одной или нескольких заинтересованных сторон.
4.4.Этап закрытия проекта:
- осуществляется руководителем проекта совместно с администратором проекта;
- выполняется прекращение (исполнение или оформление отказа от исполнения) всех обязательств, возникших в ходе управления проектом;
- оформляются права заказчика на результаты проекта;
- расформировывается организационная структура проекта;
- оформляется и передается на хранение в архив заказчика вся документация проекта.
4.4.1.Для начала этапа необходимо решение заказчика о закрытии проекта, согласованное с куратором проекта, после принятия которого все участники проекта исполняют свои обязательства и несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.4.2.Этап завершается:
- итоговым отчетом о реализации проекта, в котором руководитель проекта информирует заказчика и координирующий орган о степени достижения цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта;
- передачей в архив заказчика администратором проекта систематизированной документации по проекту.
5.Организационное сопровождение и мониторинг проекта
5.1.Организационное сопровождение:
- осуществляется координирующим органом в лице куратора проекта;
- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов проекта и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.
5.2.Мониторинг проекта:
- осуществляется куратором проекта совместно с администратором проекта;
- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов проекта и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.
5.2.1.Сводная информация по результатам мониторинга направляется в департамент кадровой политики области и состоит из следующих отчетов:
- промежуточный отчет по проекту - составляется по факту достижения контрольного события или наступления контрольного срока согласно паспорту проекта и содержит заключение о степени соответствия фактического исполнения работ проекта плану, анализ внешних и внутренних факторов, прогноз на следующий планируемый период;
- отчет о закрытии проекта - составляется после принятия решения о закрытии проекта и содержит заключение о соответствии фактического результата проекта плановому, итоговый анализ и выводы куратора по проекту.
5.2.2.Основное требование к качеству информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в объективности отражения фактического состояния работ по проекту.
5.2.3.Департамент кадровой политики области на основании полученной сводной информации предоставляет правительству области заключения и рекомендации по итогам реализации проекта.
5.2.4.Для проектов, имеющих общественную значимость, паспортом проекта может быть определено требование публикации результатов мониторинга в сети Интернет на информационных ресурсах координирующего органа проекта.